Manajemen Mutu Sistem Informasi Kearsipan Kementrian Kehutanan

Manajemen Mutu dalam suatu manajemen mutu proyek terdiri atas :

• Perencanaan Mutu : mengidentifikasi standar mutu yang berkait dengan proyek dan bagaimana cara pencapaiannya.

Produk	Kriteria Kualitas
Sistem Informasi Kearsipan Kementrian Kehutanan	Sistem mencakup fitur berikut : Manajemen surat masuk Manajemen surat keluar Manajemen hal hal yang behubungan dengan pengarsipan surat Aplikasi fleksibel untuk 5 tahun mendatang. Sistem menggunakan jaringan lokal. Hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta.

• Jaminan Mutu : mengevaluasi secara periodik keseluruhan pencapaian proyek untuk memastikan proyek tersebut sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

Aktivitas	Produk	Standar Mutu
Penggalian Kebutuhan Sistem Informasi Kearsipan	Informasi mengenai Kementrian Kehutanan	Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta Sistem menggunakan jaringan lokal.
	Informasi stakeholder yang terlibat	Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta Daftar stakeholder mencakup stakeholder primer dan sekunder
	Informasi proses bisnis yang ada	Proses bisnis yang diperoleh sesuai dengan kejadian yang ada
	Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan, dan masing-masing hak nya dalam penggunaan sistem informasi kearsipan ini	Informasi struktur organisasi yang diperoleh tidak hanya terdiri dari stakeholder primer maupun sekunder
	Dokumen kebutuhan	Kebutuhan diperoleh dari stakeholder primer dan sekunder
	Batasan proyek	95% dari proyek, selesai dengan batasan proyek yang sudah ditentukan bersama
	Estimasi kebutuhan dana awal	Proyek selesai dengan memakan biaya < atau = anggaran biaya yang sudah diestimasi
	Dokumentasi pertemuan	95% dari banyaknya pertemuan dengan stakeholder, didokumentasikan dengan lengkap
	Dokumentasi kebutuhan proyek	Semua perubahan atau penambahan pada kebutuhan proyek, didokumentasikan
Analisis Kebutuhan Sistem	SKPL	Kebutuhan yang ada pada SKPL berdasarkan pada ekstraksi dari dokumen kebutuhan Kebutuhan pada SKPL diperoleh dari hasil prioritisasi kebutuhan sesuai dengan kesepakatan terhadap stakeholder
	Revisi SKPL	Revisi dari SKPL hanya dapat dilakukan jika implementasinya tidak melebihi estimasi biaya maupun waktu proyek
Desain Prototype (Interface) Sistem	Desain Prototype (Interface) Sistem	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
	Desain halaman Client	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
	Desain halaman Admin	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
	Desain halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi)	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
Presentasi prototype kepada stakeholder	Feedback dari hasil presentasi	Perubahan pada prototype hanya dapat dilakukan 20% dari perubahan pada feedback
	Dokumen Perubahan	Semua perubahan pada prototype, didokumentasikan
Konfirmasi final prototype	DPPL	Prototype final didokumentasikan pada DPPL
Pembuatan sistem (coding)	Fitur pada halaman Administrator	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
	Fitur pada halaman Admin	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
	Fitur pada halaman Client	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
	Fitur pada halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi)	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
Roll Out	Deployment Sistem Informasi Keuangan	Deployment Sistem Informasi Keuangan ini selesai pada waktu yang sudah dijadwalkan
Testing	Skenario Pengujian	Skenario pengujian dihasilkan sesuai dengan permasalahan yang ada / kemungkinan besar akan terjadi
	Testing berdasarkan skenario	100% skenario pengujian dilakukan
Support	Dokumen SOP (System Operating Procedure) Sistem Informasi	100% Dokumen SOP dihasilkan sesuai dengan kondisi dari hasil testing
	Dokumen SMP (System Maintenance Procedure) Sistem Informasi	100% Dokumen SMP dihasilkan sesuai dari estimasi error yang mungkin terjadi dan error yang diperoleh dari hasil testing
	Pelatihan/sosialisasi	Pelatihan/sosialisasi dihadiri oleh semua stakeholder yang berperan langsung pada sistem (primer) dan beberapa stakeholder sekunder Penggunaan sistem ini dapat  berjalan dengan baik, maksimal seminggu setelah pelatihan/sosialisasi

• Pengendalian mutu : monitoring proyek secara khusus untuk memastikan bahwa pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu serta untuk mengidentifikasi cara meningkatkan mutu secara keseluruhan. Proses ini sering dikaitkan dengan teknik dan alat manajemen kualitas seperti Pareto chart, Quality control chart, Statistical sampling.

No	Aktivitas	Produk	Standar Mutu	Hasil Pengujian	Tindakan
1	Penggalian Kebutuhan Sistem Informasi Kearsipan	Informasi mengenai Kementrian Kehutanan	Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta Sistem menggunakan jaringan lokal.	100% informasi berhasil didapatkan	Diterima
		Informasi stakeholder yang terlibat	Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta Daftar stakeholder mencakup stakeholder primer dan sekunder	80% informasi berhasil didapatkan	Penyesuaian Proses
		Informasi proses bisnis yang ada	Proses bisnis yang diperoleh sesuai dengan kejadian yang ada	90% proses bisnis berhasil teridentifikasi	Penyesuaian Proses
		Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan, dan masing-masing hak nya dalam penggunaan sistem informasi kearsipan ini	Informasi struktur organisasi yang diperoleh tidak hanya terdiri dari stakeholder primer maupun sekunder	100% informasi berhasil didapatkan	Diterima
		Dokumen kebutuhan	Kebutuhan diperoleh dari stakeholder primer dan sekunder	90% kebutuhan berhasil diidentifikasi	Penyesuaian proses
		Batasan proyek	95% dari proyek, selesai dengan batasan proyek yang sudah ditentukan bersama	90% batasan proyek berhasil diselesaikan	Penyesuaian Proses
		Estimasi kebutuhan dana awal	Proyek selesai dengan memakan biaya < atau = anggaran biaya yang sudah diestimasi	100% estimasi biaya sudah dibuat	Diterima
		Dokumentasi pertemuan	95% dari banyaknya pertemuan dengan stakeholder, didokumentasikan dengan lengkap	90% pertemuan terdapat dokumentasi yang lengkap	Diterima
		Dokumentasi kebutuhan proyek	Semua perubahan atau penambahan pada kebutuhan proyek, didokumentasikan	100% revisi kebutuhan sistem didokumentasikan	Diterima
2	Analisis Kebutuhan Sistem	SKPL	Kebutuhan yang ada pada SKPL berdasarkan pada ekstraksi dari dokumen kebutuhan Kebutuhan pada SKPL diperoleh dari hasil prioritisasi kebutuhan sesuai dengan kesepakatan terhadap stakeholder	80% Kebutuhan sudah diidentifikasi	Penyesuaian Proses
		Revisi SKPL	Revisi dari SKPL hanya dapat dilakukan jika implementasinya tidak melebihi estimasi biaya maupun waktu proyek	100% kebutuhan sudah diidentifikasi berdasarkan revisi	Diterima
3	Desain Prototype (Interface) Sistem	Desain Prototype (Interface) Sistem	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi	Prototype pertama 100% selesai.	Diterima
		Desain halaman Admin	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi	Prototype halaman Admin sekolah 100% selesai.	Diterima
		Desain halaman Client	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi	Prototype halaman Client 100% selesai.	Diterima
		Desain halaman Proses Kearsipan	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi	Prototype halaman proses Kearsipam 90% selesai.	Penyesuaian proses.
4	Presentasi prototype kepada stakeholder	Feedback dari hasil presentasi	Perubahan pada prototype hanya dapat dilakukan 20% dari perubahan pada feedback	80% prototype sudah dievaluasi	Penyesuaian proses.
		Dokumen Perubahan	Semua perubahan pada prototype, didokumentasikan	100% dokumentasi prototype sudah selesai.	Diterima
5	Konfirmasi final prototype	DPPL	Prototype final didokumentasikan pada DPPL	Prototype final 100% selesai.	Diterima.
6	Pembuatan sistem (coding)	Fitur pada halaman Administrator	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek	90% fitur sudah selesai	Penyesuian proses
		Fitur pada halaman Admin	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek	100% fitur sudah selesai	Diterima
		Fitur pada halaman Client	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek	100% fitur sudah selesai	Diterima
		Fitur pada halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi)	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek	100% fitur sudah selesai	Diterima
7	Roll Out	Deployment Sistem Informasi Keuangan	Deployment Sistem Informasi Keuangan ini selesai pada waktu yang sudah dijadwalkan	Aplikasi sudah 100% terinstall sesuai kebutuhan.	Diterima
8	Testing	Skenario Pengujian	Skenario pengujian dihasilkan sesuai dengan permasalahan yang ada / kemungkinan besar akan terjadi	95% poin-poin dari skenario yang akan diuji didapatkan	Penyesuaian proses
		Testing berdasarkan skenario	100% skenario pengujian dilakukan	85% skenario sudah dilakukan	Penyesuain proses
9	Support	Dokumen SOP (System Operating Procedure) Sistem Informasi	100% Dokumen SOP dihasilkan sesuai dengan kondisi dari hasil testing	100% dokumen sudah terselesaikan	Diterima
		Dokumen SMP (System Maintenance Procedure) Sistem Informasi	100% Dokumen SMP dihasilkan sesuai dari estimasi error yang mungkin terjadi dan error yang diperoleh dari hasil testing	90% dokumen sudah terselesaikan berdasarkan hasil testing	Penyesuaian proses
		Pelatihan/sosialisasi	Pelatihan/sosialisasi dihadiri oleh semua stakeholder yang berperan langsung pada sistem (primer) dan beberapa stakeholder sekunder Penggunaan sistem ini dapat  berjalan dengan baik, maksimal seminggu setelah pelatihan/sosialisasi	100% pelatihan sudah dilaksanakan sistem berjalan dengan baik selama 7 hari setelah sosialisasi	Diterima