Senin, 23 Mei 2016

Evaluasi Akhir Semester MPPL

 

Evaluasi Akhir Semester MPPL

Nama : Fathi Firdaus
NRP    : 5113100124
Kelas  : A

Deskripsi Proyek

Proyek yang dikerjakan adalah pengembangan sebuah Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementerian Kehutanan. Maksud dari kegiatan pengembangan SIK Kementerian Kehutanan ini adalah untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementerian Kehutanan, dengan tujuan untuk dapat memberikan jaminan pelayanan terhadap keberlangsungan operasioanal dari SIK Kementerian Kehutanan secara keseluruhan dan mandiri. Pembiayaan dari pengembangan Sistem Informasi Kearsipan sebesar Rp. 100.000.000,00. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama 1 (satu) bulan kalender yang dilaksanakan pada Tahun Anggaran 2011. Kegiatan jasa pengembangan Aplikasi dilaksanakan di Indonesia. Lokasi di Jakarta (Komplek Gedung Manggala Wanabhakti).

Link Dokumentasi

  1. KAK
  2. Project Charter
  3. Manajemen Waktu
  4. Manajemen Biaya
  5. Manajemen SDM
  6. Manajemen Risiko
  7. Dokumentasi 1-6:
  8. Dokumentasi Lain:
  9. File Pendukung:

Asumsi:

  • Proyek harus dikerjakan di kantor Kementerian Kehutanan
  • Dana diberikan sesuai dengan yang tertulis dalam anggaran APBN Kementerian Kehutanan tahun 2011
  • Aplikasi / Sistem hanya digunakan oleh Kementerian Kehutanan untuk keperluan / aktivitas kearsipan sehari-hari

Manajemen Risiko Proyek Perangkat Lunak

Identifikasi Risiko

Technical Risk

Technical Risk adalah risiko berdasarkan hal-hal teknis terkait proyek seperti kebutuhan, teknologi yang digunakan, kompleksitas dan antar muka, performa dan ketangguhan produk, serta kualitas produk. Risiko teknis yang akan dihadapi dalam proyek Sistem Informasi Kearsipan ini adalah :
  • Sistem yang dibuat tidak sesuai keinginan client karna kenginan client yang sering berubah dan tidak sesuai kesepakatan awal.
  • Informasi kebutuhan sistem yang didapatkan SA tidak akurat karna metode elitasi yang digunakan oleh SA kurang atau tidak cocok dengan sistem.
Performa tergantung hosting yang telah disewa.

External Risk

External Risk adalah risiko dari faktor eksternal misal supplier, regulasi, pasar, kustomer, dan cuaca.
  • Risiko eksternal yang akan dihadapi adalah: Sulit bertemu client karena berbeda kesibukan.
  • Komunasikasi yang buruk dengan client

Organizational Risk

Organizational Risk adalah risiko yang dihadapi organisasi, dalam hal ini adalah tim developer, contohnya pendanaan, sumber daya, dan prioritas. Risiko organiasional yang akan dihadapi adalah:
  • Cakupan Proyek diperluas, namun dana yang diberikan tetap seperti kesepakatan awal
  • Sumber daya manusia, dalam hal ini developer yang kurang pengalaman dalam penanganan proyek.
  • Anggota tim yang kurang mampu memberi prioritas pada pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

Project Management Risk

Project Management Risk adalah risiko yang dihadapi dalam penanganan proyek, misal, estimasi, perencaan, kontrol, dan komunikasi. Risiko yang dihadapi :
  • Estimasi proyek dan kenyataan akhir di lapangan tidak sesuai.
  • Perencanaan yang tidak sesuai menyebabkan pekerjaan menjadi molor atau tidak tepat waktu dalam penyelesaiannya.
  • Komunikasi jarak jauh yang kurang efektif dalam menyelesaikan masalah sehingga sering terjadi miss
  • Kontrol proyek yang tidak dilakukan secara berkala menjadikan rencana proyek tidak berjalan semestinya.

Mitigasi / Pengendalian Risiko

  • Project Manager harus memahami tanggung jawab dan risiko proyek
  • Mengimplementasikan strategi risiko sebagai bagian integral dari manajemen proyek
  • Memonitor proses proyek secara berkala
  • Menerapkan sistem Risk Avoidance, yaitu menghindari aktivitas-aktivitas yang mengandung risiko, sehingga harus mempertimbangkan potensial keuntungan dan kerugian
  • Melakukan Risk Reduction ketika risiko proyek terjadi, yang mana mengurangi semaksimalkan mungkin dampak kerusakan yang dihasilkan dari risiko terkait
  • Memberlakukan asuransi proyek, sehingga dapat memindahkan risiko proyek ke pihak ketiga

Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek Perangkat Lunak

Analisis Jabatan (Deskripsi)

Project Team Role Project Team Member(s) General Qualifications Spesific Qualifications Responsibilites
Team Leader Guruh Mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan serta mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim -Berpengalaman memimpin tim pengembangan dan pembangunan (sistem informasi); -Memiliki pemahaman yang baik mengenai penyusunan jadwal pengembangan dan pembangunan sistem sesuai dengan kapasitas sistem;
-Memiliki track record yang baik memimpin tim kerja dalam hal ketepatan waktu pekerjaan;
-Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 10 tahun;
-Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1, latar belakang S2 pada bidang Manajemen Proyek akan merupakan nilai tambah;		 ·         Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan ·         Mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim
Database Enginer Muhammad Kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan   -Berpengalaman menggunakan Lotus Domino dan Lotus Notes baik MS Windows maupun Linux;
-Mampu melakukan trouble shooting Lotus Domino dan Lotus Notes di Ms Windows maupun Linux;
-Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
-Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;
-Memiliki pengalaman secara intensif dengan Operating System Ms Windows Server 2003, Ms Windows XP, dan Linux;		 ·      Bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan
System Analyst Arya 1.      Bekerja dalam meneliti sebuah masalah 2.      Merencanakan solusi terhadap masalah yang ada
3.      Merekomendasikan software dan sistem yang dibutuhkan
4.      Mengkoordinir pengembangan untuk memenuhi kebutuhan bisnis atau kebutuhan lainnya.		   -Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan.
-Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga menjadi sebuah laporan.
-Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
-Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
-Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
-Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;		 ·      Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan. ·      Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga menjadi sebuah laporan.
·      Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
·      Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
Programmers Senna, Fathi, Firdaus Mengimplementasikan apa yang telah dirancang oleh designer   -Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan.
-Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan.
-Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi.
-Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan.
-Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.
-Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
-Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;		 ·      Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan. ·      Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan.
·      Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi.
·      Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan.
·      Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.

OBS (Organizational Breakdown)

Sumber Daya Manusia yang akan menangani proyek ini terdiri dari 4 macam pekerjaan teknisi ahli teknologi informasi, dengan rincian seorang Project Manager / Tim Leader, seorang ahli database, seorang System Analyst, dan tiga orang ahli pemrograman / programmer.
OBS

WBS

Berisi seluruh kegiatan yang akan dikerjakan pada proyek ini, sesuai dari rencana sebelumnya
mindmap wbs
  No AKTIVITAS
Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Hutan
1 Konsep
1.1  Penggalian Kebutuhan
1.1.1 Menghubungi Stakeholder dan Membuat Perjanjian Waktu untuk Bertemu
1.1.2 Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan
1.1.3 Menggali informasi dan data Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II
1.1.4 Menggali informasi dan data yang mendukung tentang aplikasi yang sudah ada sebelumnya
1.1.5 Mendefinisikan kebutuhan pengguna
1.1.6 Mendefinisikan kebutuhan sistem
1.2  Analisis Kebutuhan
1.2.1 Memilih kebutuhan apa saja yang akan ada pada sistem informasi kearsipan (SIK) yang baru
1.2.2 Mengonfirmasi ulang kebutuhan yang sudah kita analisis kepada stakeholder
1.2.3 Membuat dokumen kebutuhan yang berisi segala hasil tahapan penggalian kebutuhan dan kebutuhan final
2  Pembuatan Prototype
2.1  Desain Sistem dan Jalannya Sistem
2.1.1 Membuat prototype sistem informasi kearsipan sesuai analisa kebutuhan awal
2.2  Evaluasi Prototype Kepada Stakeholder
2.2.1 Menunjukan hasil prototype kepada stakeholder
2.2.2 Mencatat hasil evaluasi prototype dari stakeholder
2.3  Implementasi Sistem
2.3.1 Implementasi sistem dari hasil prototype yang disetujui stakeholder
2.3.2 Implementasi interface dari hasil prototype yang disetujui stakeholder
2.3.3 Penggabungan sistem dan interface
2.3.4 Uji  Coba aplikasi oleh developer dan stakeholder
2.4  Konfimasi Akhir Hasil Implementasi
2.4.1 Evaluasi kepada stakeholder
2.4.2 Melakukan perubahan apabila ada kesalahan yang telah disepakati antara developer dan stakeholder sebelumnya
3  Roll Out
3.1 Mencari jasa hosting
3.2 Membeli jasa hosting
3.3 Mendeploy sistem informasi kearsipan yang telah diperbarui
3.4 Uji coba server terlebih dahulu oleh developer
4  Testing
4.1 Pembuatan skenario pengujian
4.2 Melakukan testing oleh stakeholder sesuai dengan skenario pengujian
4.3 Melakukan perbaikan bila terjadi gangguan
5  Support
5.1 Perencanaan pelatihan dan pembuatan manual book
5.2 Menjalankan pelatihan dan memberikan manual book

RAM (Responsibility Assignment Matrix) Internal

R : Responsible Organizational Unit (yang bertanggung jawab)
P : Performing Organizational Unit (yang melaksanakan)
Aktv. Tim Leader Database Enginer System Analyst Programmers
1.1.1 RP


1.1.2 RP


1.1.3 R RP RP
1.1.4 R RP RP
1.1.5 R
RP
1.1.6 R
RP
1.2.1 R
RP
1.2.2 RP


1.2.3 R RP RP
2.1.1 R R
RP
2.2.1 RP


2.2.2 RP


2.3.1 R R
RP
2.3.2 R R
RP
2.3.3 R R
RP
2.3.4 RP P P P
2.4.1 RP


2.4.2 R RP RP RP
3.1 R RP RP
3.2 RP


3.3 R R
RP
3.4 RP P P P
4.1 R
RP
4.2 R


4.3 R RP RP RP
5.1 R
RP
5.2 RP
P

RAM External (melibatkan stakeholder)

A = Accountable
P = Participant
R = Review Required
I = Input Required
S = Sign-off Required
Aktv. Stakeholder
1.1.1 A
1.1.2 P
1.1.3 P
1.1.4 I
1.1.5 I
1.1.6 S
1.2.1 S
1.2.2 R
1.2.3 S
2.1.1 I
2.2.1 R
2.2.2 I
2.3.1 R
2.3.2 R
2.3.3 S
2.3.4 P
2.4.1 R
2.4.2 I
3.1 S
3.2 S
3.3 S
3.4 S
4.1 S
4.2 P
4.3 I
5.1 S
5.2 P

Manajemen Mutu Proyek Perangkat Lunak

Manajemen Mutu dalam suatu manajemen mutu proyek terdiri atas :
  1. Perencanaan Mutu
  2. Jaminan Mutu
  3. Pengendalian Mutu

  • Perencanaan Mutu : mengidentifikasi standar mutu yang berkait dengan proyek dan bagaimana cara pencapaiannya.

Produk Kriteria Kualitas
Sistem Informasi Kearsipan Kementrian Kehutanan
  • Sistem mencakup fitur berikut :
    • Manajemen surat masuk
    • Manajemen surat keluar
    • Manajemen hal hal yang behubungan dengan pengarsipan surat
  • Aplikasi fleksibel untuk 5 tahun mendatang.
  • Sistem menggunakan jaringan lokal.
  • Hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta.

  • Jaminan Mutu : mengevaluasi secara periodik keseluruhan pencapaian proyek untuk memastikan proyek tersebut sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

Aktivitas Produk Standar Mutu
Penggalian Kebutuhan Sistem Informasi Kearsipan Informasi mengenai Kementrian Kehutanan
  • Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta
  • Sistem menggunakan jaringan lokal.
Informasi stakeholder yang terlibat
  • Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta
  • Daftar stakeholder mencakup stakeholder primer dan sekunder
Informasi proses bisnis yang ada
  • Proses bisnis yang diperoleh sesuai dengan kejadian yang ada
Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan, dan masing-masing hak nya dalam penggunaan sistem informasi kearsipan ini
  • Informasi struktur organisasi yang diperoleh tidak hanya terdiri dari stakeholder primer maupun sekunder
Dokumen kebutuhan
  • Kebutuhan diperoleh dari stakeholder primer dan sekunder
Batasan proyek
  • 95% dari proyek, selesai dengan batasan proyek yang sudah ditentukan bersama
Estimasi kebutuhan dana awal
  • Proyek selesai dengan memakan biaya < atau = anggaran biaya yang sudah diestimasi
Dokumentasi pertemuan
  • 95% dari banyaknya pertemuan dengan stakeholder, didokumentasikan dengan lengkap
Dokumentasi kebutuhan proyek
  • Semua perubahan atau penambahan pada kebutuhan proyek, didokumentasikan
Analisis Kebutuhan Sistem SKPL
  • Kebutuhan yang ada pada SKPL berdasarkan pada ekstraksi dari dokumen kebutuhan
  • Kebutuhan pada SKPL diperoleh dari hasil prioritisasi kebutuhan sesuai dengan kesepakatan terhadap stakeholder
Revisi SKPL
  • Revisi dari SKPL hanya dapat dilakukan jika implementasinya tidak melebihi estimasi biaya maupun waktu proyek
Desain Prototype (Interface) Sistem Desain Prototype (Interface) Sistem
  • Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
Desain halaman Client
  • Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
Desain halaman Admin
  • Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
Desain halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi)
  • Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
Presentasi prototype kepada stakeholder Feedback dari hasil presentasi
  • Perubahan pada prototype hanya dapat dilakukan 20% dari perubahan pada feedback
Dokumen Perubahan
  • Semua perubahan pada prototype, didokumentasikan
Konfirmasi final prototype DPPL
  • Prototype final didokumentasikan pada DPPL
Pembuatan sistem (coding) Fitur pada halaman Administrator
  • 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
Fitur pada halaman Admin
  • 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
Fitur pada halaman Client
  • 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
Fitur pada halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi)
  • 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
Roll Out Deployment Sistem Informasi Keuangan
  • Deployment Sistem Informasi Keuangan ini selesai pada waktu yang sudah dijadwalkan
Testing Skenario Pengujian
  • Skenario pengujian dihasilkan sesuai dengan permasalahan yang ada / kemungkinan besar akan terjadi
Testing berdasarkan skenario
  • 100% skenario pengujian dilakukan
Support Dokumen SOP (System Operating Procedure) Sistem Informasi
  • 100% Dokumen SOP dihasilkan sesuai dengan kondisi dari hasil testing
Dokumen SMP (System Maintenance Procedure) Sistem Informasi
  • 100% Dokumen SMP dihasilkan sesuai dari estimasi error yang mungkin terjadi dan error yang diperoleh dari hasil testing
Pelatihan/sosialisasi
  • Pelatihan/sosialisasi dihadiri oleh semua stakeholder yang berperan langsung pada sistem (primer) dan beberapa stakeholder sekunder
  • Penggunaan sistem ini dapat  berjalan dengan baik, maksimal seminggu setelah pelatihan/sosialisasi

  • Pengendalian mutu : monitoring proyek secara khusus untuk memastikan bahwa pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu serta untuk mengidentifikasi cara meningkatkan mutu secara keseluruhan. Proses ini sering dikaitkan dengan teknik dan alat manajemen kualitas seperti Pareto chart, Quality control chart, Statistical sampling.

No Aktivitas Produk Standar Mutu Hasil Pengujian Tindakan
1 Penggalian Kebutuhan Sistem Informasi Kearsipan Informasi mengenai Kementrian Kehutanan Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta Sistem menggunakan jaringan lokal. 100% informasi berhasil didapatkan Diterima
Informasi stakeholder yang terlibat Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta Daftar stakeholder mencakup stakeholder primer dan sekunder 80% informasi berhasil didapatkan Penyesuaian Proses
Informasi proses bisnis yang ada Proses bisnis yang diperoleh sesuai dengan kejadian yang ada 90% proses bisnis berhasil teridentifikasi Penyesuaian Proses
Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan, dan masing-masing hak nya dalam penggunaan sistem informasi kearsipan ini Informasi struktur organisasi yang diperoleh tidak hanya terdiri dari stakeholder primer maupun sekunder 100% informasi berhasil didapatkan Diterima
Dokumen kebutuhan Kebutuhan diperoleh dari stakeholder primer dan sekunder 90% kebutuhan berhasil diidentifikasi Penyesuaian proses
Batasan proyek 95% dari proyek, selesai dengan batasan proyek yang sudah ditentukan bersama 90% batasan proyek berhasil diselesaikan Penyesuaian Proses
Estimasi kebutuhan dana awal Proyek selesai dengan memakan biaya < atau = anggaran biaya yang sudah diestimasi 100% estimasi biaya sudah dibuat Diterima
Dokumentasi pertemuan 95% dari banyaknya pertemuan dengan stakeholder, didokumenta- sikan dengan lengkap 90% pertemuan terdapat dokumentasi yang lengkap Diterima
Dokumentasi kebutuhan proyek Semua perubahan atau penambahan pada kebutuhan proyek, didokumenta- sikan 100% revisi kebutuhan sistem didokumentasikan Diterima
2 Analisis Kebutuhan Sistem SKPL Kebutuhan yang ada pada SKPL berdasarkan pada ekstraksi dari dokumen kebutuhan Kebutuhan pada SKPL diperoleh dari hasil prioritisasi kebutuhan sesuai dengan kesepakatan terhadap stakeholder 80% Kebutuhan sudah diidentifikasi Penyesuaian Proses
Revisi SKPL Revisi dari SKPL hanya dapat dilakukan jika implementa- sinya tidak melebihi estimasi biaya maupun waktu proyek 100% kebutuhan sudah diidentifikasi berdasarkan revisi Diterima
3 Desain Prototype (Interface) Sistem Desain Prototype (Interface) Sistem Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi Prototype pertama 100% selesai. Diterima
Desain halaman Admin Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi Prototype halaman Admin sekolah 100% selesai. Diterima
Desain halaman Client Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi Prototype halaman Client 100% selesai. Diterima
Desain halaman Proses Kearsipan Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi Prototype halaman proses Kearsipam 90% selesai. Penyesuaian proses.
4 Presentasi prototype kepada stakeholder Feedback dari hasil presentasi Perubahan pada prototype hanya dapat dilakukan 20% dari perubahan pada feedback 80% prototype sudah dievaluasi Penyesuaian proses.
Dokumen Perubahan Semua perubahan pada prototype, didokumenta- sikan 100% dokumentasi prototype sudah selesai. Diterima
5 Konfirmasi final prototype DPPL Prototype final didokumenta- sikan pada DPPL Prototype final 100% selesai. Diterima.
6 Pembuatan sistem (coding) Fitur pada halaman Administrator 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek 90% fitur sudah selesai Penyesuian proses
Fitur pada halaman Admin 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek 100% fitur sudah selesai Diterima
Fitur pada halaman Client 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek 100% fitur sudah selesai Diterima
Fitur pada halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi) 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek 100% fitur sudah selesai Diterima
7 Roll Out Deployment Sistem Informasi Keuangan Deployment Sistem Informasi Keuangan ini selesai pada waktu yang sudah dijadwalkan Aplikasi sudah 100% terinstall sesuai kebutuhan. Diterima
8 Testing Skenario Pengujian Skenario pengujian dihasilkan sesuai dengan permasalahan yang ada / kemungkinan besar akan terjadi 95% poin-poin dari skenario yang akan diuji didapatkan Penyesuaian proses
Testing berdasarkan skenario 100% skenario pengujian dilakukan 85% skenario sudah dilakukan Penyesuain proses
9 Support Dokumen SOP (System Operating Procedure) Sistem Informasi 100% Dokumen SOP dihasilkan sesuai dengan kondisi dari hasil testing 100% dokumen sudah terselesaikan Diterima
Dokumen SMP (System Maintenance Procedure) Sistem Informasi 100% Dokumen SMP dihasilkan sesuai dari estimasi error yang mungkin terjadi dan error yang diperoleh dari hasil testing 90% dokumen sudah terselesai kan berdasarkan hasil testing Penyesuaian proses
Pelatihan/ sosialisasi Pelatihan/ sosialisasi dihadiri oleh semua stakeholder yang berperan langsung pada sistem (primer) dan beberapa stakeholder sekunder Penggunaan sistem ini dapat  berjalan dengan baik, maksimal seminggu setelah pelatihan/ sosialisasi 100% pelatihan sudah dilaksana kan
sistem berjalan dengan baik selama 7 hari setelah sosialisasi		 Diterima

Monitoring Proyek Perangkat Lunak
Monitoring adalah kegiatan mengamati/meninjau kembali dan mengawasi secara terus menerus menerus atau berkala berkala kegiatan pekerjaan yang dilakukan untuk memastikan semua pekerjaan bisa dilaksanakan sesuai dengan waktu yang direncanakan atau lebih cepat dari perencanaan.

Tujuan Monitoring:

  1. Mengkaji apakah kegiatan‐kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana
  2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsungdapat diatasi
  3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.
  4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,
  5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah agar sesuai  dengan target waktu tanpa tanpa menyimpang dari tujuan.

Jenis Monitoring:

  1. Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek.
  2. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti mengumpulkan kebutuhan, melakukan analisis dan desain, mengkode program, implementasi, pengujian, deployment, perawatan ataupun pelatihan.
  3. Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup mencakup hasil dari proses yang terutama terutama berkaitan berkaitan dengan kuantitas (jumlah) yang telah diselesaikan.

Monitoring Proyek Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementerian Kehutanan

Dokumen: Monitoring proyek SIK

Manajemen Biaya Proyek Perangkat Lunak

Dalam KAK sebelumnya, dijelaskan bahwa jumlah anggaran adalah Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah).
Teknik yang akan digunakan dalam manajemen biaya pada proyek perangkat lunak ini adalah dengan Parametric Modeling, karena terdapat parameter yang dapat dikuantifikasi dan ada informasi dasar untuk membuat model pengembangan dari sistem informasi kearsipan Kementerian Kehutanan.

Perencanaan Sumber Daya, Perkiraan Biaya, Penganggaran Biaya, dan Pengendalian Biaya

Dokumen terkait : Link

Manajemen Waktu Proyek Perangkat Lunak


Manajemen Waktu Proyek Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Kehutanan

Teknik Pengembangan yang dipilih adalah Teknik Prototyping

Cara Kerja
  • Analisa garis besar sistem yang akan dibuat dan kebutuhan dari stakeholder
  • Menentukan prioritas kebutuhan dari stakeholder yang nantinya akan diimplementasikan untuk sistem
  • Membangun desain model awal (prototyping)
  • Menunjukkan / presentasi mock-up sistem kepada stakeholder untuk kemudian dievaluasi apabila ada beberapa kebutuhan yang masih belum sesuai
  • Implementasi, penyempurnaan dan penyelesaian sistem setelah melakukan evaluasi awal dengan stakeholder
  • Menguji / malakukan testing setelah sistem selesai menjadi produk yang utuh dan sesuai dengan permintaan stakeholder
  • Memberikan training / pelatihan dan manual book kepada calon pengguna sistem


Definisi Aktivitas
mindmap wbs
Aktivitas yang harus dilakukan
Menghubungi Stakeholder dan Membuat Perjanjian Waktu untuk Bertemu
Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan
Menggali informasi dan data Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II
Menggali informasi dan data yang mendukung tentang aplikasi yang sudah ada sebelumnya
Mendefinisikan kebutuhan pengguna
Mendefinisikan kebutuhan sistem
Memilih kebutuhan apa saja yang akan ada pada sistem informasi kearsipan (SIK) yang baru
Mengonfirmasi ulang kebutuhan yang sudah kita analisis kepada stakeholder
Membuat dokumen kebutuhan yang berisi segala hasil tahapan penggalian kebutuhan dan kebutuhan final
Membuat prototype sistem informasi kearsipan sesuai analisa kebutuhan awal
Menunjukan hasil prototype kepada stakeholder
Mencatat hasil evaluasi prototype dari stakeholder
Implementasi sistem dari hasil prototype yang disetujui stakeholder
Implementasi interface dari hasil prototype yang disetujui stakeholder
Penggabungan sistem dan interface
Uji  Coba aplikasi oleh developer dan stakeholder
Evaluasi kepada stakeholder
Melakukan perubahan apabila ada kesalahan yang telah disepakati antara developer dan stakeholder sebelumnya
Mencari jasa hosting
Membeli jasa hosting
Mendeploy sistem informasi kearsipan yang telah diperbarui
Uji coba server terlebih dahulu oleh developer
Pembuatan skenario pengujian
Melakukan testing oleh stakeholder sesuai dengan skenario pengujian
Melakukan perbaikan bila terjadi gangguan
Perencanaan pelatihan dan pembuatan manual book
Menjalankan pelatihan dan memberikan manual book


Pengurutan Aktivitas
Segala aktivitas yang telah dibuat daftar, kemudian disusun secara sekuensial dari awal dan mengelompokkan tiap-tiap aktivitas menjadi Tahap dan Milestones.
Keterangan : kalimat cetak tebal adalah nama proyek, tahap, dan sub tahap tergantung dengan indentasi. Sementara kalimat cetak normal adalah milestones dari setiap tahap.
Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Hutan
Konsep
  Penggalian Kebutuhan
Menghubungi Stakeholder dan Membuat Perjanjian Waktu untuk Bertemu
Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan
Menggali informasi dan data Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II
Menggali informasi dan data yang mendukung tentang aplikasi yang sudah ada sebelumnya
Mendefinisikan kebutuhan pengguna
Mendefinisikan kebutuhan sistem
  Analisis Kebutuhan
Memilih kebutuhan apa saja yang akan ada pada sistem informasi kearsipan (SIK) yang baru
Mengonfirmasi ulang kebutuhan yang sudah kita analisis kepada stakeholder
Membuat dokumen kebutuhan yang berisi segala hasil tahapan penggalian kebutuhan dan kebutuhan final
  Pembuatan Prototype
  Desain Sistem dan Jalannya Sistem
Membuat prototype sistem informasi kearsipan sesuai analisa kebutuhan awal
  Evaluasi Prototype Kepada Stakeholder
Menunjukan hasil prototype kepada stakeholder
Mencatat hasil evaluasi prototype dari stakeholder
  Implementasi Sistem
Implementasi sistem dari hasil prototype yang disetujui stakeholder
Implementasi interface dari hasil prototype yang disetujui stakeholder
Penggabungan sistem dan interface
Uji  Coba aplikasi oleh developer dan stakeholder
  Konfimasi Akhir Hasil Implementasi
Evaluasi kepada stakeholder
Melakukan perubahan apabila ada kesalahan yang telah disepakati antara developer dan stakeholder sebelumnya
  Roll Out
Mencari jasa hosting
Membeli jasa hosting
Mendeploy sistem informasi kearsipan yang telah diperbarui
Uji coba server terlebih dahulu oleh developer
  Testing
Pembuatan skenario pengujian
Melakukan testing oleh stakeholder sesuai dengan skenario pengujian
Melakukan perbaikan bila terjadi gangguan
  Support
Perencanaan pelatihan dan pembuatan manual book
Menjalankan pelatihan dan memberikan manual book


Estimasi Sumber Daya Aktivitas (sesuai dengan Project Charter)
No. Materi Sumber Daya
1. Bahan Sistem Informasi Kearsipan kementrian kehutanan yang sudah ada sebelumnya


Dokumen SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak)


Dokumen DPPL
2. Tenaga Kerja Ketua Tim (Team Leader) (1 orang)


Ahli Database (Database Enginer) (1 orang)


Ahli Sistem Analist (System Analyst) (1 orang)


Ahli Pemrograman (programmer) (3 orang)

Detail tanggung jawab untuk setiap kegiatan dapat dilihat pada tabel berikut:
Departemental SOW Owner/Prime Due Date/Sequence
Analisis prosedur-prosedur yang berhubungan dengan Kearsipan Surat Kementrian Kehutanan Team Leader, System Analyst, Stakeholder Melakukan wawancara kepada stakeholder guna mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan (elisitasi kebutuhan)
Fitur-fitur utama pada sistem informasi ini System Analyst, Stakeholder System Analyst  dan stakeholder mendiskusikan dan membuat kebutuhan fungsional serta non fungsional untuk fitur-fitur yang dibutuhkan pada aplikasi
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan) System Analyst, Stakeholder System Analyst mendiskusikan asumsi, kebutuhan, dan ruang lingkup proyek bersama stakeholder
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan) Stakeholder, Tim proyek Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
Implementasi sistem Informasi Kearsipan Team Leader, Stakeholder, Programmer Team Leader memberikan informasi mengenai scope dan vision yang diperoleh dari stakeholder kepada Programmer
Testing Sistem Informasi Programmer, Database Enginer Programmer dan database Enginer melakukan implementasi sistem informasi
Sosialisasi cara kerja sistem kepada stakeholder Programmer, Team Leader Trainer melakukan sosialisasi sistem ini kepada stakeholder agar sistem dapat dioperasikan dengan baik dan benar oleh para stakeholder


Estimasi Durasi Aktivitas
Durasi setiap aktivitas diestimasi berdasar kesulitannya dan kerumitan antar yang bertanggung jawab. Aktivitas yang hanya dipegang oleh satu pihak tentu lebih cepat daripada aktivitas yang berhubungan dengan berbagai pihak.
AKTIVITAS DURASI (Hari)
Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Hutan 32
Konsep 5
  Penggalian Kebutuhan 4
Menghubungi Stakeholder dan Membuat Perjanjian Waktu untuk Bertemu 1
Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan 1
Menggali informasi dan data Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II 1
Menggali informasi dan data yang mendukung tentang aplikasi yang sudah ada sebelumnya 1
Mendefinisikan kebutuhan pengguna 1
Mendefinisikan kebutuhan sistem 1
  Analisis Kebutuhan 1
Memilih kebutuhan apa saja yang akan ada pada sistem informasi kearsipan (SIK) yang baru 1
Mengonfirmasi ulang kebutuhan yang sudah kita analisis kepada stakeholder 1
Membuat dokumen kebutuhan yang berisi segala hasil tahapan penggalian kebutuhan dan kebutuhan final 1
  Pembuatan Prototype 13
  Desain Sistem dan Jalannya Sistem 4
Membuat prototype sistem informasi kearsipan sesuai analisa kebutuhan awal 4
  Evaluasi Prototype Kepada Stakeholder 1
Menunjukan hasil prototype kepada stakeholder 1
Mencatat hasil evaluasi prototype dari stakeholder 1
  Implementasi Sistem 6
Implementasi sistem dari hasil prototype yang disetujui stakeholder 3
Implementasi interface dari hasil prototype yang disetujui stakeholder 3
Penggabungan sistem dan interface 2
Uji  Coba aplikasi oleh developer dan stakeholder 1
  Konfimasi Akhir Hasil Implementasi 2
Evaluasi kepada stakeholder 1
Melakukan perubahan apabila ada kesalahan yang telah disepakati antara developer dan stakeholder sebelumnya 1
  Roll Out 9
Mencari jasa hosting 5
Membeli jasa hosting 1
Mendeploy sistem informasi kearsipan yang telah diperbarui 2
Uji coba server terlebih dahulu oleh developer 2
  Testing 4
Pembuatan skenario pengujian 3
Melakukan testing oleh stakeholder sesuai dengan skenario pengujian 1
Melakukan perbaikan bila terjadi gangguan 1
  Support 1
Perencanaan pelatihan dan pembuatan manual book 1
Menjalankan pelatihan dan memberikan manual book 1


Pengembangan Jadwal
No AKTIVITAS DURASI (Hari) Mulai Selesai Predecessors
1 Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Hutan    32 17, Januari 2011 17, Februari 2011
2 Konsep       5 17, Januari 2011 21, Januari 2011
3   Penggalian Kebutuhan       4 17, Januari 2011 20, Januari 2011
4 Menghubungi Stakeholder dan Membuat Perjanjian Waktu untuk Bertemu 1 17, Januari 2011 17, Januari 2011
5 Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan 1 18, Januari 2011 18, Januari 2011
6 Menggali informasi dan data Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II 1 18, Januari 2011 19, Januari 2011
7 Menggali informasi dan data yang mendukung tentang aplikasi yang sudah ada sebelumnya 1 18, Januari 2011 19, Januari 2011
8 Mendefinisikan kebutuhan pengguna 1 20, Januari 2011 20, Januari 2011 5,6,7
9 Mendefinisikan kebutuhan sistem 1 20, Januari 2011 20, Januari 2011 5,6,7
10   Analisis Kebutuhan      1 21, Januari 2011 21, Januari 2011 3
11 Memilih kebutuhan apa saja yang akan ada pada sistem informasi kearsipan (SIK) yang baru 1 21, Januari 2011 21, Januari 2011 3
12 Mengonfirmasi ulang kebutuhan yang sudah kita analisis kepada stakeholder 1 21, Januari 2011 21, Januari 2011
13 Membuat dokumen kebutuhan yang berisi segala hasil tahapan penggalian kebutuhan dan kebutuhan final 1 21, Januari 2011 21, Januari 2011 3
14   Pembuatan Prototype     13 22, Januari 2011 4, Februari 2011
15   Desain Sistem dan Jalannya Sistem      4 22, Januari 2011 25, Januari 2011
16 Membuat prototype sistem informasi kearsipan sesuai analisa kebutuhan awal       4 22, Januari 2011 25, Januari 2011 2
17   Evaluasi Prototype Kepada Stakeholder      1 25, Januari 2011 25, Januari 2011
18 Menunjukan hasil prototype kepada stakeholder 1 26, Januari 2011 26, Januari 2011 15
19 Mencatat hasil evaluasi prototype dari stakeholder 1 27, Januari 2011 27, Januari 2011
20   Implementasi Sistem      6 28, Januari 2011 2, Februari 2011
21 Implementasi sistem dari hasil prototype yang disetujui stakeholder 3 28, Januari 2011 31, Januari 2011 14,17
22 Implementasi interface dari hasil prototype yang disetujui stakeholder 3 28, Januari 2011 31, Januari 2011 14,17
23 Penggabungan sistem dan interface 2 31, Januari 2011 1, Januari 2011 21,22
24 Uji  Coba aplikasi oleh developer dan stakeholder 1 1, Februari 2011 1, Februari 2011 18
25   Konfimasi Akhir Hasil Implementasi      2 2, Februari 2011 2, Februari 2011 18
26 Evaluasi kepada stakeholder 1 2, Februari 2011 2, Februari 2011
27 Melakukan perubahan apabila ada kesalahan yang telah disepakati antara developer dan stakeholder sebelumnya 1 3, Februari 2011 3, Februari 2011
28   Roll Out      9 4, Februari 2011 13, Februari 2011
29 Mencari jasa hosting 5 4, Februari 2011 8, Februari 2011
30 Membeli jasa hosting 1 8, Februari 2011 8, Februari 2011 29
31 Mendeploy sistem informasi kearsipan yang telah diperbarui 2 9, Februari 2011 11, Februari 2011 20
32 Uji coba server terlebih dahulu oleh developer 2 11, Februari 2011 13, Februari 2011
33   Testing      4 13, Februari 2011 17, Februari 2011
34 Pembuatan skenario pengujian 3 13, Februari 2011 16, Februari 2011 10
35 Melakukan testing oleh stakeholder sesuai dengan skenario pengujian 1 16, Februari 2011 16, Februari 2011
36 Melakukan perbaikan bila terjadi gangguan 1 16, Februari 2011 16, Februari 2011
37   Support      1 17, Februari 2011 17, Februari 2011
38 Perencanaan pelatihan dan pembuatan manual book 1 17, Februari 2011 17, Februari 2011
39 Menjalankan pelatihan dan memberikan manual book 1 17, Februari 2011 17, Februari 2011 38


Gantt Charttabel milestone.jpgmilestone

Project Charter Document


Project Name : Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Kehutanan
Company : Kementrian Kehutanan
Focus Area : Information System
Product/Proccess : Website
Project Time : 17th January 2011 till 17th February 2011
Cost Estimation : Rp. 100.000.000

Prepared By
Document Owner Project / Organization Role
Guruh Team Leader
Muhammad Database Enginer
Arya System Analyst
Senna Programmer
Fathi Programmer
Firdaus Programmer
Ir. Darudono, MP Stakeholder

Project Charter Version Control
Version Date Author Change Description
1.0 10/10/2010 Guruh Document Created

Table of Contents
1. PROJECT CHARTER PURPOSE
2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
3. PROJECT OVERVIEW
4. PROJECT SCOPE
4.1. Goals and Objectives
4.2. Departmental Statement of Work (SOW)
4.3. Project Deliverables
4.4. Deliverables Out of Scope
4.5. Project Estimated Costs & Duration
5. PROJECT CONDITIONS
5.1. Project Assumptions
5.2. Project Issues
5.3. Project Risks
5.4. Project Constraints
6. PROJECT STRUCTURE APPROACH
7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS
8. APPROVAL

1. PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah mengembangkan SIK Kementrian Kehutanan. SIK ini berguna untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementrian Kehutanan, selain itu memberikan jaminan pelayanan terhadap keberlangsungan operasional dari SIK Kementrian Kehutanan secara keseluruhan dan mandiri.

2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY


  • Project goals
  • Objectives
  • Scopes
  • Assumptions
  • Risks
  • Costs
  • Timeline
  • Approach
  • Organization

3. PROJECT OVERVIEW



Dengan adanya peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian dan Lembaga, berimplikasi kepada perubahan struktur organisasi di Kementerian Kehutanan. Perubahan struktur organisasi berimplikasi juga kepada adanya perubahan pada database Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan. Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan akan mengalami beberapa perubahan nomenklatur sesuai dengan perubahan organisasi.
Untuk menjaga kelancaran operasional Sistem Informasi Kearsipan, maka Kementerian Kehutanan menyempurnakan aplikasi SIK-nya sesuai dengan kebutuhan. Pengembangan SIK yang akan kami lakukan adalah dengan mengimplementasikan sasaran yang sudah ditentukan.
Sasaran yang akan dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah :
  1. Adanya perubahan aplikasi SIK dibeberapa Eselon I Kementerian Kehutanan dan Eselon II Kementerian Kehutanan.
  2. Adanya peningkatan kemampuan sumberdaya manusia Dephut dalam teknologi informasi (TI) khususnya TI digunakan dalam SIK Kementerian Kehutanan.

4. PROJECT SCOPE

   4.1. Goals and Objectives

Goal Objective
Menyempurnakan Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II
  1. Modul Surat Masuk
  2. Modul Surat Keluar
  3. Modul Pengarsipan
  4. Modul Parameter
Menyempurnakan aplikasi SIK di beberapa Eselon I karena adanya Tata Nama baru (nomenklatur)
  1. Direktorat Jenderal Reboisasi dan Rehabilitasi Lahan menjadi Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan Sosial.
  2. Direktorat Jenderal Bina Produksi Kehutanan menjadi Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan.
  3. Adanya Penambahan Eselon I yaitu Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kehutanan.
Pengembangan aplikasi SIK di lingkup Biro Umum sampai kepada Eselon III
  1. Modul Surat Masuk
  2. Modul Surat Keluar
  3. Modul Pengarsipan
  4. Modul Parameter

   4.2.Departmental Statement of Work (SOW)


Departmental SOW Owner/ Prime Due Date/ Sequence
Analisis prosedur-prosedur yang berhubungan dengan Kearsipan Surat Kementrian Kehutanan Team Leader, System Analyst, Stakeholder Melakukan wawancara kepada stakeholder guna mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan (elisitasi kebutuhan)
Fitur-fitur utama pada sistem informasi ini System Analyst, Stakeholder System Analyst  dan stakeholder mendiskusikan dan membuat kebutuhan fungsional serta non fungsional untuk fitur-fitur yang dibutuhkan pada aplikasi
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan) System Analyst, Stakeholder System Analyst mendiskusikan asumsi, kebutuhan, dan ruang lingkup proyek bersama stakeholder
Estimasi usaha setiap work product tersebut Team Leader, Stakeholder, Programmer Team Leader memberikan informasi mengenai scope dan vision yang diperoleh dari stakeholder kepada Programmer
Implementasi sistem Informasi Kearsipan Programmer, Database Enginer Programmer dan database Enginer melakukan implementasi sistem informasi
Testing Sistem Informasi Quality Assurance Melakukan uji coba terhadap sistem informasi yang telah dibuat
Sosialisasi cara kerja sistem kepada stakeholder Programmer, Team Leader Trainer melakukan sosialisasi sistem ini kepada stakeholder agar sistem dapat dioperasikan dengan baik dan benar oleh para stakeholder

   4.3. Project Deliverables


Milestones Deliverable
Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama (TU Kementerian Kehutanan) untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai Data Struktrur Kementerian Kehutanan. Data Para Karyawan Kementerian Kehutanan.
Data Para Pejabat Tinggi Kementerian Kehutanan.
Dokumentasi Surat Masuk.
Dokumentasi Surat Keluar.
Dokumentasi Pengarsipan.
Pembuatan sistem (prototyping) Mendapatkan hasil pembuatan SIK semetara yang masih merupakan prototype. Layanan pengarsipan sudah dapat bekerja paling tidak 60%, sisanya menunggu feedback stakeholder.
Sudah menghasilkan dokumentasi pengembangan SIK yang berisi progress pembuatan.
Desain Interface Hasil desain sistem sudah selesai. Menghasilkan dokumen pengembangan aplikasi yang sudah final.
Presentasi prototype kepada stakeholder Mendapatkan feedback dari stakeholder. Informasi tentang kebutuhan minor yang mungkin bisa ditambahkan.
Menghasilkan dokumen perubahan (jika ada perubahan).
Pembuatan sistem (final) Produk diimplementasikan. Sistem sudah dapat dijalankan 100% dan merujuk pada kebutuhan Fungsional dan Non fungsional yang sudah disepakati.
Menyesuaikan dengan dokumen perubahan yang dihasilkan dari hasil presentasi prototype ke stakeholder.
Presentasi produk akhir/ Testing Layanan  berjalan sesuai dengan kebutuhan yang sudah disepakati dengan stakeholder. Sistem dapat berjalan dengan baik.
Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System Maintenance Procedure) sudah final.
Training Sistem Informasi Kearsipan kepada stakeholder Dokumentasi sistem keseluruhan berupa technical manual. Pelatihan/sosialisasi tentang penggunaan sistem kepada stakeholder.


   4.4. Deliverables Out of Scope


Proyek ini hanya menangani sistem informasi kearsipan kementrian kehutanan termasuk penarsipan surat masuk, surat keluar, dan pengarsipan berkas di kementrian kehutanan. Hal yang tidak termasuk pada proyek ini adalah manajemen data karyawan kementrian kehutanan, pembagian gaji karyawan, absensi kehadiran karyawan, dan sebagainya. Segala data pengarsipan yang telah dilakukan pada sistem ini disimpan pada sebuah server yang diletakkan di suatu ruangan yang telah dipersiapkan di gedung Kementerian Kehutanan.

   4.5. Project Estimated Costs & Duration


Project Milestone Date Estimate Deliverable(s) included Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder 17/01/2011
  • Informasi mengenai Sistem Kearsipan Kementrian Kehutanan
  • Informasi stakeholder yang terlibat
  • Informasi proses bisnis yang ada
  • Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan beserta haknya dalam Sistem Informasi Kearsipan
  • Dokumen kebutuhan
 High
Analisis hasil interview 21/01/2011
  • Mendapatkan kebutuhan utama
  • Diskusi untuk menyamakan asumsi antara programmer, sistem analisis, tim leader dengan stakeholder
  • Dokumen kebutuhan yang sudah final
 High
Desain sistem dan interface 22/01/2011
  • Prototype sistem informasi
 High
Presentasi ke stakeholder 26/01/2011
  • Feedback dari stakeholder mengenai prototype sistem informasi
 Medium
Analisis feedback dari stakeholder 27/01/2011
  • Dokumen perubahan (jika ada perubahan)
 Medium
Persiapan hardware dan instalasi software 1/02/2011
  • Melakukan pembelian server dan kebutuhan hardware lainnya untuk instalasi aplikasi sistem informasi
 Medium
Pembuatan sistem 4/02/2011
  • Sistem informasi Kearsipan  yang sudah final
 High
Testing aplikasi 13/02/2011
  • Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure)
 High
Training 15/02/2011
  • Melakukan sosialisasi dan pelatihan cara kerja sistem kepada stakeholder
  • Dokumentasi sistem keseluruhan berupa technical manual
 High
Implementasi sistem 17/02/2011
  • Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System Maintenance Procedure) sudah final
 High

5. PROJECT CONDITIONS

   5.1. Project Assumptions



  • Proyek ini diasumsikan sebagai sebuah proyek yang bertujuan untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementerian Kehutanan,
  • Proyek ini diasumsikan dapat memberikan jaminan pelayanan terhadap keberlangsungan operasioanal dari SIK Kementerian Kehutanan secara keseluruhan dan mandiri..
  • Proyek ini diasumsikan suatu aplikasi yang akan selalu diawasi oleh sebuah administrator yang bertugas untuk menjaga sistem informasi dapat digunakan setiap kali dibutuhkan dan memberikan keamanan pengelolaan data dan pembuatan laporan bagi penggunanya.



   5.2. Project Issues


Priority criteria
1-Prioritas tinggi (high) ; membutuhkan fokus yang tinggi dan harus segera diselesaikan
2-prioritas menengah (medium); membutuhkan sebuah feedback dari stakeholder sebelum milestones tersebut dapat diselesaikan
3-prioritas rendah(low); diselesaikan setelah milestones berprioritas lebih tinggi sudah terselesaikan
4-milestone yang sudah diselesaikan (closed)
# Issue Priority Owner Description Status & Resolution
1 Anggota tim mendapatkan musibah low Project manager Jika suatu saat terjadi musibah pada beberapa anggota tim yang membuatnya tidak dapat melanjutkan pekerjaan Mempunyai angota cadangan yang selalu mengikuti perkembangan proyek dan segera siap untuk menggantikan seseorang
2 Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi high Front End Developer dan Back End Developer Ada kemungkinan terjadi mati listrik saat pengembangan aplikasi Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset dan UPS
3 Data hilang high Project Manager Dimungkinkan terjadi kehilangan data entah karena virus maupun kerusakan hardware Melakukan backup secara rutin dan juga menyiapkan server tambahan untuk menyimpan backup data. Juga memanfaatkan antivirus dan sebagainya

   5.3.Project Risks


# Risk Area Likehood Risk Owner Project Impact-Migration Plan
1 Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit High Project manager Pertemuan dilakukan dengan perjanjian dahulu agar dipastikan dapat dilaksanakan dan tidak perlu mengulur-ulur waktu pertemuan
2 Stakeholder utama kurang memberikan informasi Medium Project manager Mencari stakeholder non-primer, dalam hal ini adalah pegawai honorer dengan harapan dapat memberikan tambahan informasi
3 Ruang lingkup proyek melebar secara luas High Project manager Menjelaskan diawal terkait batasan yang ada sehingga stakeholder tidak terlalu melebarkan ruang lingkupnya
4 Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target High Stakeholder Membuat jadwal pengerjaan tugas dan menaatinya, serta memberikan waktu tambahan pada tiap tiap milestone untuk berjaga-jaga
5 Kurangnya personil tim medium Project manager Merekrut anggota baru dan dijadikan sementara sebagai pegawai cadangan

   5.4. Project Constraints


Batasan proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
  • Fitur yang akan diterapkan pada proyek adalah sesuai dengan permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya, yaitu pengarsipan surat masuk, keluar, dan hal yang berhubungan dengan pengarsipan surat.
  • Proyek berjalan sesuai anggaran yang telah disediakan dan sesuai rencana pembiayaan kebutuhan yang telah disetujui. Bila ada kebutuhan yang ingin dibuat namun belum terdapat pada dokumen kebutuhan, maka akan dikerjakan di belakang dan menunggu persetujuan pembiayaan
  • Sistem Informasi Kearsipan Kementrian Kehutanan berjalan pada jaringan lokal, sehingga tidak dapat diakses dari luar
  • Sistem Informasi Kearsipan yang dikembangkan khusus untuk Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta (Komplek Gedung Manggala Wanabhakti).

6. PROJECT STRUCTURE APPROACH



Pendekatan yang dilakukan untuk keberhasilan proyek ini adalah dengan melakukan interview sebagai upaya elisitasi kebutuhan. Interview dengan pihak stakeholder dilakukan untuk mendapatkan detail kebutuhan sebanyak mungkin dan dirasa sudah mencukupi kebutuhan informasi yang diperlukan untuk pembuatan aplikasi.

7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS


Project Team Role Project Team Member(s) Responsibilites
Team Leader Guruh
  • Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan
  • Mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim
Database Enginer Muhammad Bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan
System Analyst Arya
  • Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan.
  • Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga menjadi sebuah laporan.
  • Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
  • Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
Programmers Senna, Fathi, Firdaus
  • Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan.
  • Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan.
  • Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi.
  • Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan.
  • Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.

8. APPROVAL


Prepared by  : Guruh, Arya, Senna
Muhammad, Fathi, Firdaus
Approved by :

KERANGKA ACUAN KERJA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN (SIK) KEMENTERIAN KEHUTANAN


1 Latar Belakang
Dengan adanya peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian dan Lembaga, berimplikasi kepada perubahan struktur organisasi di Kementerian Kehutanan. Perubahan struktur organisasi berimplikasi juga kepada adanya perubahan pada database Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan. Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan akan mengalami beberapa perubahan nomenklatur sesuai dengan perubahan organisasi.
Untuk menjaga kelancaran operasional Sistem Informasi Kearsipan, maka Kementerian Kehutanan menyempurnakan aplikasi SIK-nya sesuai dengan kebutuhan.

2 Maksud dan Tujuan
Maksud dari kegiatan pengembangan SIK Kementerian Kehutanan ini adalah untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementerian Kehutanan, dengan tujuan untuk dapat memberikan jaminan pelayanan terhadap keberlangsungan operasioanal dari SIK Kementerian Kehutanan secara keseluruhan dan mandiri.

3 Sasaran
Sasaran yang akn dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah :
1.Adanya perubahan aplikasi SIK dibeberapa Eselon I Kementerian Kehutanan dan Eselon II Kementerian Kehutanan.
2.Adanya peningkatan kemampuan sumberdaya manusia Dephut dalam teknologi informasi (TI) khususnya TI digunakan dalam SIK Kementerian Kehutanan.

4 Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup pekerjaan pengembangan aplikasi SIK Kementerian Kehutanan yang akan dilaksanakan di lingkungan Kementerian Kehutanan adalah :
1.         Penyempurnaan Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II, yaitu:
  • Modul Surat Masuk
  • Modul Surat Keluar
  • Modul Pengarsipan
  • Modul Parameter
2.         Penyempurnaan aplikasi SIK di beberapa Eselon I karena adanya Tata Nama baru (nomenklatur), yaitu:
  • Direktorat Jenderal Reboisasi dan Rehabilitasi Lahan menjadi Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan Sosial.
  • Direktorat Jenderal Bina Produksi Kehutanan menjadi Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan.
  • Adanya Penambahan Eselon I yaitu Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kehutanan.
3.         Pengembangan aplikasi SIK di lingkup Biro Umum sampai kepada Eselon III, yaitu:
  • Modul Surat Masuk
  • Modul Surat Keluar
  • Modul Pengarsipan
  • Modul Parameter

5 Rencana Anggaran Biaya

Pembiayaan dari pengembangan Sistem Informasi Kearsipan sebesar Rp. 100.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah), terdapat dalam anggaran APBN Kementerian Kehutanan tahun 2011.

6 Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama 1 (satu) bulan kalender yang dilaksanakan pada Tahun Anggaran 2011.

7 Lokasi Kegiatan

Kegiatan jasa pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan dilaksanakan di Indonesia. Lokasi di Jakarta (Komplek Gedung Manggala Wanabhakti).

8 Tenaga Ahli
a. Personel Pelaksana Pekerjaan.
Untuk kelancaran pekerjaan ini dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut:
  1. Ketua Tim (Team Leader) (1 orang)
  2. Ahli Database (Database Enginer) (1 orang)
  3. Ahli Sistem analist (System Analyst) (1 orang)
  4. Ahli Pemrograman (Programmer) (3 orang)
b. Kompetensi Personel Pelaksaaan Pekerjaan
Untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, kompetensi yang dibutuhkan untuk masing-masing Personel diatas; adalah sebagai berikut:
    1. Ketua Tim
Ketua Tim yang ditugaskan dalam pelaksanaan pekerjaan ini mempunyai tanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan serta mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim. Adapun kriterianya adalah :
  1. Berpengalaman memimpin tim pengembangan dan pembangunan (sistem informasi);
  2. Memiliki pemahaman yang baik mengenai penyusunan jadwal pengembangan dan pembangunan sistem sesuai dengan kapasitas sistem;
  3. Memiliki track record yang baik memimpin tim kerja dalam hal ketepatan waktu pekerjaan;
  4. Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 10 tahun;
  5. Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1, latar belakang S2 pada bidang Manajemen Proyek akan merupakan nilai tambah;
2. Ahli Database
Ahli Database bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan. Adapun kriterianya adalah:
  1. Berpengalaman menggunakan Lotus Domino dan Lotus Notes baik MS Windows maupun Linux;
  2. Mampu melakukan trouble shooting Lotus Domino dan Lotus Notes di Ms Windows maupun Linux;
  3. Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
  4. Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;
  5. Memiliki pengalaman secara intensif dengan Operating System Ms Windows Server 2003, Ms Windows XP, dan Linux;
3. Ahli Analisis Sistem (Systems Analyst)
Systems Analyst mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:
  1. Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan.
  2. Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga menjadi sebuah laporan.
  3. Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
  4. Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
  5. Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
  6. Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;
4. Ahli Pemrograman Komputer (Programmer)
Ahli Pemrograman Komputer mempunyai kriteria dan tanggungjawab sebagai berikut:
  1. Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan.
  2. Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan.
  3. Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi.
  4. Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan.
  5. Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.
  6. Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
  7. Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;

9 Pelaporan

Jenis laporan yang dibuat adalah:
  1. Laporan Pendahuluan, memberikan gambaran umum keseluruhan metodologi pelaksanaan pekerjaan pengembangan serta rencana kerja detail yang akan dilaksanakan oleh Konsultan, yaitu:
    1. Rencana Kerja secara menyeluruh termasuk metodologi pelaksanaan pekerjaan;
    2. Alokasi tenaga ahli dan pendukung lainnya;
    3. Jadwal kegiatan pelaksanaan pekerjaan.
  2. Laporan Akhir (Final Report), menjelaskan tentang hasil pekerjaan pengembangan secara keseluruhan, seperti:
Dokumen pendukung pelaksanaan pekerjaan:
  • Dokumen Teknis (Analisis, Desain, Coding)
  • Manual Book
Mengetahui
Pejabat Pembuat Komitmen TU Kementerian
Ir. Darudono, MP
NIP 19571103 198603 1 002
sumber:
Diposting oleh di

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)