Manajemen Risiko Proyek Perangkat Lunak

Identifikasi Risiko

Technical Risk

Technical Risk adalah risiko berdasarkan hal-hal teknis terkait proyek seperti kebutuhan, teknologi yang digunakan, kompleksitas dan antar muka, performa dan ketangguhan produk, serta kualitas produk. Risiko teknis yang akan dihadapi dalam proyek Sistem Informasi Kearsipan ini adalah :

• Sistem yang dibuat tidak sesuai keinginan client karna kenginan client yang sering berubah dan tidak sesuai kesepakatan awal.
• Informasi kebutuhan sistem yang didapatkan SA tidak akurat karna metode elitasi yang digunakan oleh SA kurang atau tidak cocok dengan sistem.

Performa tergantung hosting yang telah disewa.

External Risk

External Risk adalah risiko dari faktor eksternal misal supplier, regulasi, pasar, kustomer, dan cuaca.

• Risiko eksternal yang akan dihadapi adalah: Sulit bertemu client karena berbeda kesibukan.
• Komunasikasi yang buruk dengan client

Organizational Risk

Organizational Risk adalah risiko yang dihadapi organisasi, dalam hal ini adalah tim developer, contohnya pendanaan, sumber daya, dan prioritas. Risiko organiasional yang akan dihadapi adalah:

• Cakupan Proyek diperluas, namun dana yang diberikan tetap seperti kesepakatan awal
• Sumber daya manusia, dalam hal ini developer yang kurang pengalaman dalam penanganan proyek.
• Anggota tim yang kurang mampu memberi prioritas pada pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

Project Management Risk

Project Management Risk adalah risiko yang dihadapi dalam penanganan proyek, misal, estimasi, perencaan, kontrol, dan komunikasi. Risiko yang dihadapi :

• Estimasi proyek dan kenyataan akhir di lapangan tidak sesuai.
• Perencanaan yang tidak sesuai menyebabkan pekerjaan menjadi molor atau tidak tepat waktu dalam penyelesaiannya.
• Komunikasi jarak jauh yang kurang efektif dalam menyelesaikan masalah sehingga sering terjadi miss
• Kontrol proyek yang tidak dilakukan secara berkala menjadikan rencana proyek tidak berjalan semestinya.

Mitigasi / Pengendalian Risiko

• Project Manager harus memahami tanggung jawab dan risiko proyek
• Mengimplementasikan strategi risiko sebagai bagian integral dari manajemen proyek
• Memonitor proses proyek secara berkala
• Menerapkan sistem Risk Avoidance, yaitu menghindari aktivitas-aktivitas yang mengandung risiko, sehingga harus mempertimbangkan potensial keuntungan dan kerugian
• Melakukan Risk Reduction ketika risiko proyek terjadi, yang mana mengurangi semaksimalkan mungkin dampak kerusakan yang dihasilkan dari risiko terkait
• Memberlakukan asuransi proyek, sehingga dapat memindahkan risiko proyek ke pihak ketiga

Monitoring Proyek Perangkat LunakMonitoring Proyek Perangkat Lunak

Monitoring adalah kegiatan mengamati/meninjau kembali dan mengawasi secara terus menerus menerus atau berkala berkala kegiatan pekerjaan yang dilakukan untuk memastikan semua pekerjaan bisa dilaksanakan sesuai dengan waktu yang direncanakan atau lebih cepat dari perencanaan.

Tujuan Monitoring:

1. Mengkaji apakah kegiatan‐kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana
2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsungdapat diatasi
3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.
4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,
5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah agar sesuai  dengan target waktu tanpa tanpa menyimpang dari tujuan.

Jenis Monitoring:

1. Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek.
2. Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti mengumpulkan kebutuhan, melakukan analisis dan desain, mengkode program, implementasi, pengujian, deployment, perawatan ataupun pelatihan.
3. Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup mencakup hasil dari proses yang terutama terutama berkaitan berkaitan dengan kuantitas (jumlah) yang telah diselesaikan.

Monitoring Proyek Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementerian Kehutanan

Dokumen: Monitoring proyek SIK

Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek Perangkat Lunak

Analisis Jabatan (Deskripsi)

Project Team Role	Project Team Member(s)	General Qualifications	Spesific Qualifications	Responsibilites
Team Leader	Guruh	Mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan serta mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim	-Berpengalaman memimpin tim pengembangan dan pembangunan (sistem informasi); -Memiliki pemahaman yang baik mengenai penyusunan jadwal pengembangan dan pembangunan sistem sesuai dengan kapasitas sistem; -Memiliki track record yang baik memimpin tim kerja dalam hal ketepatan waktu pekerjaan; -Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 10 tahun; -Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1, latar belakang S2 pada bidang Manajemen Proyek akan merupakan nilai tambah;	·         Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan ·         Mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim
Database Enginer	Muhammad	Kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan	-Berpengalaman menggunakan Lotus Domino dan Lotus Notes baik MS Windows maupun Linux; -Mampu melakukan trouble shooting Lotus Domino dan Lotus Notes di Ms Windows maupun Linux; -Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun; -Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1; -Memiliki pengalaman secara intensif dengan Operating System Ms Windows Server 2003, Ms Windows XP, dan Linux;	·      Bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan
System Analyst	Arya	1.      Bekerja dalam meneliti sebuah masalah 2.      Merencanakan solusi terhadap masalah yang ada 3.      Merekomendasikan software dan sistem yang dibutuhkan 4.      Mengkoordinir pengembangan untuk memenuhi kebutuhan bisnis atau kebutuhan lainnya.	-Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan. -Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga menjadi sebuah laporan. -Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan. -Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan. -Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun; -Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;	·      Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan. ·      Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga menjadi sebuah laporan. ·      Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan. ·      Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
Programmers	Senna, Fathi, Firdaus	Mengimplementasikan apa yang telah dirancang oleh designer	-Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan. -Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan. -Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi. -Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan. -Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim. -Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun; -Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;	·      Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan. ·      Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan. ·      Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi. ·      Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan. ·      Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.

OBS (Organizational Breakdown)

Sumber Daya Manusia yang akan menangani proyek ini terdiri dari 4 macam pekerjaan teknisi ahli teknologi informasi, dengan rincian seorang Project Manager / Tim Leader, seorang ahli database, seorang System Analyst, dan tiga orang ahli pemrograman / programmer.

WBS

Berisi seluruh kegiatan yang akan dikerjakan pada proyek ini, sesuai dari rencana sebelumnya

No	AKTIVITAS
	Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Hutan
1	Konsep
1.1	Penggalian Kebutuhan
1.1.1	Menghubungi Stakeholder dan Membuat Perjanjian Waktu untuk Bertemu
1.1.2	Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan
1.1.3	Menggali informasi dan data Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II
1.1.4	Menggali informasi dan data yang mendukung tentang aplikasi yang sudah ada sebelumnya
1.1.5	Mendefinisikan kebutuhan pengguna
1.1.6	Mendefinisikan kebutuhan sistem
1.2	Analisis Kebutuhan
1.2.1	Memilih kebutuhan apa saja yang akan ada pada sistem informasi kearsipan (SIK) yang baru
1.2.2	Mengonfirmasi ulang kebutuhan yang sudah kita analisis kepada stakeholder
1.2.3	Membuat dokumen kebutuhan yang berisi segala hasil tahapan penggalian kebutuhan dan kebutuhan final
2	Pembuatan Prototype
2.1	Desain Sistem dan Jalannya Sistem
2.1.1	Membuat prototype sistem informasi kearsipan sesuai analisa kebutuhan awal
2.2	Evaluasi Prototype Kepada Stakeholder
2.2.1	Menunjukan hasil prototype kepada stakeholder
2.2.2	Mencatat hasil evaluasi prototype dari stakeholder
2.3	Implementasi Sistem
2.3.1	Implementasi sistem dari hasil prototype yang disetujui stakeholder
2.3.2	Implementasi interface dari hasil prototype yang disetujui stakeholder
2.3.3	Penggabungan sistem dan interface
2.3.4	Uji  Coba aplikasi oleh developer dan stakeholder
2.4	Konfimasi Akhir Hasil Implementasi
2.4.1	Evaluasi kepada stakeholder
2.4.2	Melakukan perubahan apabila ada kesalahan yang telah disepakati antara developer dan stakeholder sebelumnya
3	Roll Out
3.1	Mencari jasa hosting
3.2	Membeli jasa hosting
3.3	Mendeploy sistem informasi kearsipan yang telah diperbarui
3.4	Uji coba server terlebih dahulu oleh developer
4	Testing
4.1	Pembuatan skenario pengujian
4.2	Melakukan testing oleh stakeholder sesuai dengan skenario pengujian
4.3	Melakukan perbaikan bila terjadi gangguan
5	Support
5.1	Perencanaan pelatihan dan pembuatan manual book
5.2	Menjalankan pelatihan dan memberikan manual book

RAM (Responsibility Assignment Matrix) Internal

R : Responsible Organizational Unit (yang bertanggung jawab)
P : Performing Organizational Unit (yang melaksanakan)

Aktv.	Tim Leader	Database Enginer	System Analyst	Programmers
1.1.1	RP
1.1.2	RP
1.1.3	R	RP	RP
1.1.4	R	RP	RP
1.1.5	R		RP
1.1.6	R		RP
1.2.1	R		RP
1.2.2	RP
1.2.3	R	RP	RP
2.1.1	R	R		RP
2.2.1	RP
2.2.2	RP
2.3.1	R	R		RP
2.3.2	R	R		RP
2.3.3	R	R		RP
2.3.4	RP	P	P	P
2.4.1	RP
2.4.2	R	RP	RP	RP
3.1	R	RP	RP
3.2	RP
3.3	R	R		RP
3.4	RP	P	P	P
4.1	R		RP
4.2	R
4.3	R	RP	RP	RP
5.1	R		RP
5.2	RP		P

RAM External (melibatkan stakeholder)

A = Accountable
P = Participant
R = Review Required
I = Input Required
S = Sign-off Required

Aktv.	Stakeholder
1.1.1	A
1.1.2	P
1.1.3	P
1.1.4	I
1.1.5	I
1.1.6	S
1.2.1	S
1.2.2	R
1.2.3	S
2.1.1	I
2.2.1	R
2.2.2	I
2.3.1	R
2.3.2	R
2.3.3	S
2.3.4	P
2.4.1	R
2.4.2	I
3.1	S
3.2	S
3.3	S
3.4	S
4.1	S
4.2	P
4.3	I
5.1	S
5.2	P

KERANGKA ACUAN KERJA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN (SIK) KEMENTERIAN KEHUTANAN

1	Latar Belakang

Dengan adanya peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian dan Lembaga, berimplikasi kepada perubahan struktur organisasi di Kementerian Kehutanan. Perubahan struktur organisasi berimplikasi juga kepada adanya perubahan pada database Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan. Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan akan mengalami beberapa perubahan nomenklatur sesuai dengan perubahan organisasi.

Untuk menjaga kelancaran operasional Sistem Informasi Kearsipan, maka Kementerian Kehutanan menyempurnakan aplikasi SIK-nya sesuai dengan kebutuhan.

2	Maksud dan Tujuan

Maksud dari kegiatan pengembangan SIK Kementerian Kehutanan ini adalah untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementerian Kehutanan, dengan tujuan untuk dapat memberikan jaminan pelayanan terhadap keberlangsungan operasioanal dari SIK Kementerian Kehutanan secara keseluruhan dan mandiri.

3

Sasaran

Sasaran yang akn dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah :

1.Adanya perubahan aplikasi SIK dibeberapa Eselon I Kementerian Kehutanan dan Eselon II Kementerian Kehutanan.

2.Adanya peningkatan kemampuan sumberdaya manusia Dephut dalam teknologi informasi (TI) khususnya TI digunakan dalam SIK Kementerian Kehutanan.

4	Ruang Lingkup Pekerjaan

Ruang lingkup pekerjaan pengembangan aplikasi SIK Kementerian Kehutanan yang akan dilaksanakan di lingkungan Kementerian Kehutanan adalah :

1.         Penyempurnaan Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II, yaitu:

• Modul Surat Masuk
• Modul Surat Keluar
• Modul Pengarsipan
• Modul Parameter

2.         Penyempurnaan aplikasi SIK di beberapa Eselon I karena adanya Tata Nama baru (nomenklatur), yaitu:

• Direktorat Jenderal Reboisasi dan Rehabilitasi Lahan menjadi Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan Sosial.
• Direktorat Jenderal Bina Produksi Kehutanan menjadi Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan.
• Adanya Penambahan Eselon I yaitu Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kehutanan.

3.         Pengembangan aplikasi SIK di lingkup Biro Umum sampai kepada Eselon III, yaitu:

• Modul Surat Masuk
• Modul Surat Keluar
• Modul Pengarsipan
• Modul Parameter

5	Rencana Anggaran Biaya

Pembiayaan dari pengembangan Sistem Informasi Kearsipan sebesar Rp. 100.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah), terdapat dalam anggaran APBN Kementerian Kehutanan tahun 2011.

6	Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama 1 (satu) bulan kalender yang dilaksanakan pada Tahun Anggaran 2011.

7	Lokasi Kegiatan

Kegiatan jasa pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan dilaksanakan di Indonesia. Lokasi di Jakarta (Komplek Gedung Manggala Wanabhakti).

8	Tenaga Ahli

a. Personel Pelaksana Pekerjaan.

Untuk kelancaran pekerjaan ini dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut:

1. Ketua Tim (Team Leader) (1 orang)
2. Ahli Database (Database Enginer) (1 orang)
3. Ahli Sistem analist (System Analyst) (1 orang)
4. Ahli Pemrograman (Programmer) (3 orang)

b. Kompetensi Personel Pelaksaaan Pekerjaan

Untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, kompetensi yang dibutuhkan untuk masing-masing Personel diatas; adalah sebagai berikut:

    1. Ketua Tim

Ketua Tim yang ditugaskan dalam pelaksanaan pekerjaan ini mempunyai tanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan serta mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim. Adapun kriterianya adalah :

1. Berpengalaman memimpin tim pengembangan dan pembangunan (sistem informasi);
2. Memiliki pemahaman yang baik mengenai penyusunan jadwal pengembangan dan pembangunan sistem sesuai dengan kapasitas sistem;
3. Memiliki track record yang baik memimpin tim kerja dalam hal ketepatan waktu pekerjaan;
4. Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 10 tahun;
5. Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1, latar belakang S2 pada bidang Manajemen Proyek akan merupakan nilai tambah;

2. Ahli Database

Ahli Database bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan. Adapun kriterianya adalah:

1. Berpengalaman menggunakan Lotus Domino dan Lotus Notes baik MS Windows maupun Linux;
2. Mampu melakukan trouble shooting Lotus Domino dan Lotus Notes di Ms Windows maupun Linux;
3. Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
4. Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;
5. Memiliki pengalaman secara intensif dengan Operating System Ms Windows Server 2003, Ms Windows XP, dan Linux;

3. Ahli Analisis Sistem (Systems Analyst)

Systems Analyst mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:

1. Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan.
2. Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga menjadi sebuah laporan.
3. Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
4. Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
5. Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
6. Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;

4. Ahli Pemrograman Komputer (Programmer)

Ahli Pemrograman Komputer mempunyai kriteria dan tanggungjawab sebagai berikut:

1. Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan.
2. Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan.
3. Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi.
4. Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan.
5. Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.
6. Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
7. Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;

9

Pelaporan

Jenis laporan yang dibuat adalah:

1. Laporan Pendahuluan, memberikan gambaran umum keseluruhan metodologi pelaksanaan pekerjaan pengembangan serta rencana kerja detail yang akan dilaksanakan oleh Konsultan, yaitu:
   1. Rencana Kerja secara menyeluruh termasuk metodologi pelaksanaan pekerjaan;
   2. Alokasi tenaga ahli dan pendukung lainnya;
   3. Jadwal kegiatan pelaksanaan pekerjaan.
2. Laporan Akhir (Final Report), menjelaskan tentang hasil pekerjaan pengembangan secara keseluruhan, seperti:

Dokumen pendukung pelaksanaan pekerjaan:

• Dokumen Teknis (Analisis, Desain, Coding)
• Manual Book

Mengetahui

Pejabat Pembuat Komitmen TU Kementerian

Ir. Darudono, MP

NIP 19571103 198603 1 002

---

sumber:

https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjS6O2Q_8_LAhWQC44KHW7MBLkQFgglMAE&url=http%3A%2F%2Flpse.dephut.go.id%2Feproc%2Fpublicberitadetail.filedownload%3Adownload%2F39383136323b33%3Bjsessionid%3D52236BF15DA8C079EC05FD0888A98B83%3Ft%3Aac%3D103162&usg=AFQjCNGcbfjyeSGFJquyTVTJc5Zes-BFJQ&sig2=0vb96ZhkdAtyffKLw9T-D

Manajemen Mutu Sistem Informasi Kearsipan Kementrian Kehutanan

Manajemen Mutu dalam suatu manajemen mutu proyek terdiri atas :

• Perencanaan Mutu : mengidentifikasi standar mutu yang berkait dengan proyek dan bagaimana cara pencapaiannya.

Produk	Kriteria Kualitas
Sistem Informasi Kearsipan Kementrian Kehutanan	Sistem mencakup fitur berikut : Manajemen surat masuk Manajemen surat keluar Manajemen hal hal yang behubungan dengan pengarsipan surat Aplikasi fleksibel untuk 5 tahun mendatang. Sistem menggunakan jaringan lokal. Hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta.

• Jaminan Mutu : mengevaluasi secara periodik keseluruhan pencapaian proyek untuk memastikan proyek tersebut sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

Aktivitas	Produk	Standar Mutu
Penggalian Kebutuhan Sistem Informasi Kearsipan	Informasi mengenai Kementrian Kehutanan	Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta Sistem menggunakan jaringan lokal.
	Informasi stakeholder yang terlibat	Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta Daftar stakeholder mencakup stakeholder primer dan sekunder
	Informasi proses bisnis yang ada	Proses bisnis yang diperoleh sesuai dengan kejadian yang ada
	Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan, dan masing-masing hak nya dalam penggunaan sistem informasi kearsipan ini	Informasi struktur organisasi yang diperoleh tidak hanya terdiri dari stakeholder primer maupun sekunder
	Dokumen kebutuhan	Kebutuhan diperoleh dari stakeholder primer dan sekunder
	Batasan proyek	95% dari proyek, selesai dengan batasan proyek yang sudah ditentukan bersama
	Estimasi kebutuhan dana awal	Proyek selesai dengan memakan biaya < atau = anggaran biaya yang sudah diestimasi
	Dokumentasi pertemuan	95% dari banyaknya pertemuan dengan stakeholder, didokumentasikan dengan lengkap
	Dokumentasi kebutuhan proyek	Semua perubahan atau penambahan pada kebutuhan proyek, didokumentasikan
Analisis Kebutuhan Sistem	SKPL	Kebutuhan yang ada pada SKPL berdasarkan pada ekstraksi dari dokumen kebutuhan Kebutuhan pada SKPL diperoleh dari hasil prioritisasi kebutuhan sesuai dengan kesepakatan terhadap stakeholder
	Revisi SKPL	Revisi dari SKPL hanya dapat dilakukan jika implementasinya tidak melebihi estimasi biaya maupun waktu proyek
Desain Prototype (Interface) Sistem	Desain Prototype (Interface) Sistem	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
	Desain halaman Client	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
	Desain halaman Admin	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
	Desain halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi)	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
Presentasi prototype kepada stakeholder	Feedback dari hasil presentasi	Perubahan pada prototype hanya dapat dilakukan 20% dari perubahan pada feedback
	Dokumen Perubahan	Semua perubahan pada prototype, didokumentasikan
Konfirmasi final prototype	DPPL	Prototype final didokumentasikan pada DPPL
Pembuatan sistem (coding)	Fitur pada halaman Administrator	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
	Fitur pada halaman Admin	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
	Fitur pada halaman Client	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
	Fitur pada halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi)	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
Roll Out	Deployment Sistem Informasi Keuangan	Deployment Sistem Informasi Keuangan ini selesai pada waktu yang sudah dijadwalkan
Testing	Skenario Pengujian	Skenario pengujian dihasilkan sesuai dengan permasalahan yang ada / kemungkinan besar akan terjadi
	Testing berdasarkan skenario	100% skenario pengujian dilakukan
Support	Dokumen SOP (System Operating Procedure) Sistem Informasi	100% Dokumen SOP dihasilkan sesuai dengan kondisi dari hasil testing
	Dokumen SMP (System Maintenance Procedure) Sistem Informasi	100% Dokumen SMP dihasilkan sesuai dari estimasi error yang mungkin terjadi dan error yang diperoleh dari hasil testing
	Pelatihan/sosialisasi	Pelatihan/sosialisasi dihadiri oleh semua stakeholder yang berperan langsung pada sistem (primer) dan beberapa stakeholder sekunder Penggunaan sistem ini dapat  berjalan dengan baik, maksimal seminggu setelah pelatihan/sosialisasi

• Pengendalian mutu : monitoring proyek secara khusus untuk memastikan bahwa pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu serta untuk mengidentifikasi cara meningkatkan mutu secara keseluruhan. Proses ini sering dikaitkan dengan teknik dan alat manajemen kualitas seperti Pareto chart, Quality control chart, Statistical sampling.

No	Aktivitas	Produk	Standar Mutu	Hasil Pengujian	Tindakan
1	Penggalian Kebutuhan Sistem Informasi Kearsipan	Informasi mengenai Kementrian Kehutanan	Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta Sistem menggunakan jaringan lokal.	100% informasi berhasil didapatkan	Diterima
		Informasi stakeholder yang terlibat	Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta Daftar stakeholder mencakup stakeholder primer dan sekunder	80% informasi berhasil didapatkan	Penyesuaian Proses
		Informasi proses bisnis yang ada	Proses bisnis yang diperoleh sesuai dengan kejadian yang ada	90% proses bisnis berhasil teridentifikasi	Penyesuaian Proses
		Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan, dan masing-masing hak nya dalam penggunaan sistem informasi kearsipan ini	Informasi struktur organisasi yang diperoleh tidak hanya terdiri dari stakeholder primer maupun sekunder	100% informasi berhasil didapatkan	Diterima
		Dokumen kebutuhan	Kebutuhan diperoleh dari stakeholder primer dan sekunder	90% kebutuhan berhasil diidentifikasi	Penyesuaian proses
		Batasan proyek	95% dari proyek, selesai dengan batasan proyek yang sudah ditentukan bersama	90% batasan proyek berhasil diselesaikan	Penyesuaian Proses
		Estimasi kebutuhan dana awal	Proyek selesai dengan memakan biaya < atau = anggaran biaya yang sudah diestimasi	100% estimasi biaya sudah dibuat	Diterima
		Dokumentasi pertemuan	95% dari banyaknya pertemuan dengan stakeholder, didokumentasikan dengan lengkap	90% pertemuan terdapat dokumentasi yang lengkap	Diterima
		Dokumentasi kebutuhan proyek	Semua perubahan atau penambahan pada kebutuhan proyek, didokumentasikan	100% revisi kebutuhan sistem didokumentasikan	Diterima
2	Analisis Kebutuhan Sistem	SKPL	Kebutuhan yang ada pada SKPL berdasarkan pada ekstraksi dari dokumen kebutuhan Kebutuhan pada SKPL diperoleh dari hasil prioritisasi kebutuhan sesuai dengan kesepakatan terhadap stakeholder	80% Kebutuhan sudah diidentifikasi	Penyesuaian Proses
		Revisi SKPL	Revisi dari SKPL hanya dapat dilakukan jika implementasinya tidak melebihi estimasi biaya maupun waktu proyek	100% kebutuhan sudah diidentifikasi berdasarkan revisi	Diterima
3	Desain Prototype (Interface) Sistem	Desain Prototype (Interface) Sistem	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi	Prototype pertama 100% selesai.	Diterima
		Desain halaman Admin	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi	Prototype halaman Admin sekolah 100% selesai.	Diterima
		Desain halaman Client	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi	Prototype halaman Client 100% selesai.	Diterima
		Desain halaman Proses Kearsipan	Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi	Prototype halaman proses Kearsipam 90% selesai.	Penyesuaian proses.
4	Presentasi prototype kepada stakeholder	Feedback dari hasil presentasi	Perubahan pada prototype hanya dapat dilakukan 20% dari perubahan pada feedback	80% prototype sudah dievaluasi	Penyesuaian proses.
		Dokumen Perubahan	Semua perubahan pada prototype, didokumentasikan	100% dokumentasi prototype sudah selesai.	Diterima
5	Konfirmasi final prototype	DPPL	Prototype final didokumentasikan pada DPPL	Prototype final 100% selesai.	Diterima.
6	Pembuatan sistem (coding)	Fitur pada halaman Administrator	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek	90% fitur sudah selesai	Penyesuian proses
		Fitur pada halaman Admin	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek	100% fitur sudah selesai	Diterima
		Fitur pada halaman Client	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek	100% fitur sudah selesai	Diterima
		Fitur pada halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi)	100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek	100% fitur sudah selesai	Diterima
7	Roll Out	Deployment Sistem Informasi Keuangan	Deployment Sistem Informasi Keuangan ini selesai pada waktu yang sudah dijadwalkan	Aplikasi sudah 100% terinstall sesuai kebutuhan.	Diterima
8	Testing	Skenario Pengujian	Skenario pengujian dihasilkan sesuai dengan permasalahan yang ada / kemungkinan besar akan terjadi	95% poin-poin dari skenario yang akan diuji didapatkan	Penyesuaian proses
		Testing berdasarkan skenario	100% skenario pengujian dilakukan	85% skenario sudah dilakukan	Penyesuain proses
9	Support	Dokumen SOP (System Operating Procedure) Sistem Informasi	100% Dokumen SOP dihasilkan sesuai dengan kondisi dari hasil testing	100% dokumen sudah terselesaikan	Diterima
		Dokumen SMP (System Maintenance Procedure) Sistem Informasi	100% Dokumen SMP dihasilkan sesuai dari estimasi error yang mungkin terjadi dan error yang diperoleh dari hasil testing	90% dokumen sudah terselesaikan berdasarkan hasil testing	Penyesuaian proses
		Pelatihan/sosialisasi	Pelatihan/sosialisasi dihadiri oleh semua stakeholder yang berperan langsung pada sistem (primer) dan beberapa stakeholder sekunder Penggunaan sistem ini dapat  berjalan dengan baik, maksimal seminggu setelah pelatihan/sosialisasi	100% pelatihan sudah dilaksanakan sistem berjalan dengan baik selama 7 hari setelah sosialisasi	Diterima