Project Charter

Project Charter Document

Project Name        : Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Kehutanan

Company         : Kementrian Kehutanan

Focus Area         : Information System

Product/Proccess     : Website

Project Time         : 17th January 2011 till 17th February 2011

Cost Estimation        : Rp. 100.000.000

Prepared By   

Document Owner	Project / Organization Role
Guruh	Team Leader
Muhammad	Database Enginer
Arya	System Analyst
Senna	Programmer
Fathi	Programmer
Firdaus	Programmer
Ir. Darudono, MP	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	10/10/2010	Guruh	Document Created

Table of Contents

1.    PROJECT CHARTER PURPOSE   

2.    PROJECT EXECUTIVE SUMMARY   

3.    PROJECT OVERVIEW   

4.    PROJECT SCOPE   

4.1.    Goals and Objectives   

4.2.    Departmental Statement of Work (SOW)   

4.3.    Project Deliverables   

4.4.    Deliverables Out of Scope   

4.5.    Project Estimated Costs & Duration   

5.    PROJECT CONDITIONS   

5.1.    Project Assumptions   

5.2.    Project Issues   

5.3.    Project Risks   

5.4.    Project Constraints   

6.    PROJECT STRUCTURE APPROACH   

7.    PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS   

8.    APPROVAL   

1. PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah mengembangkan SIK Kementrian Kehutanan. SIK ini berguna untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementrian Kehutanan, selain itu memberikan jaminan pelayanan terhadap keberlangsungan operasional dari SIK Kementrian Kehutanan secara keseluruhan dan mandiri.

2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

• Project goals
• Objectives
• Scopes
• Assumptions
• Risks
• Costs
• Timeline
• Approach
• Organization

3. PROJECT OVERVIEW

Dengan adanya peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian dan Lembaga, berimplikasi kepada perubahan struktur organisasi di Kementerian Kehutanan. Perubahan struktur organisasi berimplikasi juga kepada adanya perubahan pada database Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan. Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan akan mengalami beberapa perubahan nomenklatur sesuai dengan perubahan organisasi.

Untuk menjaga kelancaran operasional Sistem Informasi Kearsipan, maka Kementerian Kehutanan menyempurnakan aplikasi SIK-nya sesuai dengan kebutuhan. Pengembangan SIK yang akan kami lakukan adalah dengan mengimplementasikan sasaran yang sudah ditentukan.

Sasaran yang akan dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah :

1. Adanya perubahan aplikasi SIK dibeberapa Eselon I Kementerian Kehutanan dan Eselon II Kementerian Kehutanan.

2. Adanya peningkatan kemampuan sumberdaya manusia Dephut dalam teknologi informasi (TI) khususnya TI digunakan dalam SIK Kementerian Kehutanan.

4. PROJECT SCOPE

1. Goals and Objectives

Goal	Objective
Menyempurnakan Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II	Modul Surat Masuk Modul Surat Keluar Modul Pengarsipan Modul Parameter
Menyempurnakan aplikasi SIK di beberapa Eselon I karena adanya Tata Nama baru (nomenklatur)	Direktorat Jenderal Reboisasi dan Rehabilitasi Lahan menjadi Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan Sosial. Direktorat Jenderal Bina Produksi Kehutanan menjadi Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan. Adanya Penambahan Eselon I yaitu Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kehutanan.
Pengembangan aplikasi SIK di lingkup Biro Umum sampai kepada Eselon III	Modul Surat Masuk Modul Surat Keluar Modul Pengarsipan Modul Parameter

2. Departmental Statement of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/ Prime	Due Date/ Sequence
Analisis prosedur-prosedur yang berhubungan dengan Kearsipan Surat Kementrian Kehutanan	Team Leader, System Analyst, Stakeholder	Melakukan wawancara kepada stakeholder guna mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan (elisitasi kebutuhan)
Fitur-fitur utama pada sistem informasi ini	System Analyst, Stakeholder	System Analyst  dan stakeholder mendiskusikan dan membuat kebutuhan fungsional serta non fungsional untuk fitur-fitur yang dibutuhkan pada aplikasi
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)	System Analyst, Stakeholder	System Analyst mendiskusikan asumsi, kebutuhan, dan ruang lingkup proyek bersama stakeholder
Estimasi usaha setiap work product tersebut	Team Leader, Stakeholder, Programmer	Team Leader memberikan informasi mengenai scope dan vision yang diperoleh dari stakeholder kepada Programmer
Implementasi sistem Informasi Kearsipan	Programmer, Database Enginer	Programmer dan database Enginer melakukan implementasi sistem informasi
Testing Sistem Informasi	Quality Assurance	Melakukan uji coba terhadap sistem informasi yang telah dibuat
Sosialisasi cara kerja sistem kepada stakeholder	Programmer, Team Leader	Trainer melakukan sosialisasi sistem ini kepada stakeholder agar sistem dapat dioperasikan dengan baik dan benar oleh para stakeholder

3. Project Deliverables

Milestones	Deliverable
Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama (TU Kementerian Kehutanan) untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai	Data Struktrur Kementerian Kehutanan. Data Para Karyawan Kementerian Kehutanan. Data Para Pejabat Tingi Kementerian Kehutanan. Dokumentasi Surat Masuk. Dokumentasi Surat Keluar. Dokumentasi Pengarsipan.
Pembuatan sistem (prototyping)	Mendapatkan hasil pembuatan SIK semetara yang masih merupakan prototype. Layanan pengarsipan sudah dapat bekerja paling tidak 60%, sisanya menunggu feedback stakeholder. Sudah menghasilkan dokumentasi pengembangan SIK yang berisi progress pembuatan.
Desain Interface	Hasil desain sistem sudah selesai. Menghasilkan dokumen pengembangan aplikasi yang sudah final.
Presentasi prototype kepada stakeholder	Mendapatkan feedback dari stakeholder. Informasi tentang kebutuhan minor yang mungkin bisa ditambahkan. Menghasilkan dokumen perubahan (jika ada perubahan).
Pembuatan sistem (final)	Produk diimplementasikan. Sistem sudah dapat dijalankan 100% dan merujuk pada kebutuhan Fungsional dan Non fungsional yang sudah disepakati. Menyesuaikan dengan dokumen perubahan yang dihasilkan dari hasil presentasi prototype ke stakeholder.
Presentasi produk akhir/ Testing	Layanan  berjalan sesuai dengan kebutuhan yang sudah disepakati dengan stakeholder. Sistem dapat berjalan dengan baik. Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System Maintenance Procedure) sudah final.
Training Sistem Informasi Kearsipan kepada stakeholder	Dokumentasi sistem keseluruhan berupa technical manual. Pelatihan/sosialisasi tentang penggunaan sistem kepada stakeholder.

4. Deliverables Out of Scope

Proyek ini hanya menangani sistem informasi kearsipan kementrian kehutanan termasuk penarsipan surat masuk, surat keluar, dan pengarsipan berkas di kementrian kehutanan. Hal yang tidak termasuk pada proyek ini adalah manajemen data karyawan kementrian kehutanan, pembagian gaji karyawan, absensi kehadiran karyawan, dan sebagainya. Segala data pengarsipan yang telah dilakukan pada sistem ini disimpan pada sebuah server yang diletakkan di suatu ruangan yang telah dipersiapkan di gedung Kementerian Kehutanan.

5. Project Estimated Costs & Duration

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable(s) included	Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder	17/01/2011	Informasi mengenai Sistem Kearsipan Kementrian Kehutanan Informasi stakeholder yang terlibat Informasi proses bisnis yang ada Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan beserta haknya dalam Sistem Informasi Kearsipan Dokumen kebutuhan	High
Analisis hasil interview	21/01/2011	Mendapatkan kebutuhan utama Diskusi untuk menyamakan asumsi antara programmer, sistem analisis, tim leader dengan stakeholder Dokumen kebutuhan yang sudah final	High
Desain sistem dan interface	22/01/2011	Prototype sistem informasi	High
Presentasi ke stakeholder	26/01/2011	Feedback dari stakeholder mengenai prototype sistem informasi	Medium
Analisis feedback dari stakeholder	27/01/2011	Dokumen perubahan (jika ada perubahan)	Medium
Persiapan hardware dan instalasi software	1/02/2011	Melakukan pembelian server dan kebutuhan hardware lainnya untuk instalasi aplikasi sistem informasi	Medium
Pembuatan sistem	4/02/2011	Sistem informasi Kearsipan  yang sudah final	High
Testing aplikasi	13/02/2011	Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure)	High
Training	15/02/2011	Melakukan sosialisasi dan pelatihan cara kerja sistem kepada stakeholder Dokumentasi sistem keseluruhan berupa technical manual	High
Implementasi sistem	17/02/2011	Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System Maintenance Procedure) sudah final	High

5. PROJECT CONDITIONS

1. Project Assumptions

• Proyek ini diasumsikan sebagai sebuah proyek yang bertujuan untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementerian Kehutanan,
• Proyek ini diasumsikan dapat memberikan jaminan pelayanan terhadap keberlangsungan operasioanal dari SIK Kementerian Kehutanan secara keseluruhan dan mandiri..
• Proyek ini diasumsikan suatu aplikasi yang akan selalu diawasi oleh sebuah administrator yang bertugas untuk menjaga sistem informasi dapat digunakan setiap kali dibutuhkan dan memberikan keamanan pengelolaan data dan pembuatan laporan bagi penggunanya.

2. Project Issues

Priority criteria

1-Prioritas tinggi (high) ; membutuhkan fokus yang tinggi dan harus segera diselesaikan

2-prioritas menengah (medium); membutuhkan sebuah feedback dari stakeholder sebelum milestones tersebut dapat diselesaikan

3-prioritas rendah(low); diselesaikan setelah milestones berprioritas lebih tinggi sudah terselesaikan

4-milestone yang sudah diselesaikan (closed)

#	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatkan musibah	low	Project manager	Jika suatu saat terjadi musibah pada beberapa anggota tim yang membuatnya tidak dapat melanjutkan pekerjaan	Mempunyai angota cadangan yang selalu mengikuti perkembangan proyek dan segera siap untuk menggantikan seseorang
2	Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi	high	Front End Developer dan Back End Developer	Ada kemungkinan terjadi mati listrik saat pengembangan aplikasi	Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset dan UPS
3	Data hilang	high	Project Manager	Dimungkinkan terjadi kehilangan data entah karena virus maupun kerusakan hardware	Melakukan backup secara rutin dan juga menyiapkan server tambahan untuk menyimpan backup data. Juga memanfaatkan antivirus dan sebagainya

3. Project Risks

#	Risk Area	Likehood	Risk Owner	Project Impact-Migration Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit	High	Project manager	Pertemuan dilakukan dengan perjanjian dahulu agar dipastikan dapat dilaksanakan dan tidak perlu mengulur-ulur waktu pertemuan
2	Stakeholder utama kurang memberikan informasi	Medium	Project manager	Mencari stakeholder non-primer, dalam hal ini adalah pegawai honorer dengan harapan dapat memberikan tambahan informasi
3	Ruang lingkup proyek melebar secara luas	High	Project manager	Menjelaskan diawal terkait batasan yang ada sehingga stakeholder tidak terlalu melebarkan ruang lingkupnya
4	Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target	High	Stakeholder	Membuat jadwal pengerjaan tugas dan menaatinya, serta memberikan waktu tambahan pada tiap tiap milestone untuk berjaga-jaga
5	Kurangnya personil tim	medium	Project manager	Merekrut anggota baru dan dijadikan sementara sebagai pegawai cadangan

4. Project Constraints

Batasan proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

• Fitur yang akan diterapkan pada proyek adalah sesuai dengan permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya, yaitu pengarsipan surat masuk, keluar, dan hal yang berhubungan dengan pengarsipan surat.
• Proyek berjalan sesuai anggaran yang telah disediakan dan sesuai rencana pembiayaan kebutuhan yang telah disetujui. Bila ada kebutuhan yang ingin dibuat namun belum terdapat pada dokumen kebutuhan, maka akan dikerjakan di belakang dan menunggu persetujuan pembiayaan
• Sistem Informasi Kearsipan Kementrian Kehutanan berjalan pada jaringan lokal, sehingga tidak dapat diakses dari luar
• Sistem Informasi Kearsipan yang dikembangkan khusus untuk Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta (Komplek Gedung Manggala Wanabhakti).

6. PROJECT STRUCTURE APPROACH

Pendekatan yang dilakukan untuk keberhasilan proyek ini adalah dengan melakukan interview sebagai upaya elisitasi kebutuhan. Interview dengan pihak stakeholder dilakukan untuk mendapatkan detail kebutuhan sebanyak mungkin dan dirasa sudah mencukupi kebutuhan informasi yang diperlukan untuk pembuatan aplikasi.

7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS

Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilites
Team Leader	Guruh	Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan Mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim
Database Enginer	Muhammad	Bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan
System Analyst	Arya	Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan. Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga menjadi sebuah laporan. Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan. Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
Programmers	Senna, Fathi, Firdaus	Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan. Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan. Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi. Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan. Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.

8. APPROVAL

Prepared by  : Guruh, Arya, Senna

                         Muhammad, Fathi, Firdaus

Approved by :