Evaluasi Akhir Semester MPPL
Nama : Fathi Firdaus
NRP : 5113100124
Kelas : A
Deskripsi Proyek
Proyek yang dikerjakan adalah pengembangan sebuah Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementerian Kehutanan. Maksud
dari kegiatan pengembangan SIK Kementerian Kehutanan ini adalah untuk
memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementerian Kehutanan,
dengan tujuan untuk dapat memberikan jaminan pelayanan terhadap
keberlangsungan operasioanal dari SIK Kementerian Kehutanan secara
keseluruhan dan mandiri. Pembiayaan dari pengembangan Sistem Informasi
Kearsipan sebesar Rp. 100.000.000,00. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan
selama 1 (satu) bulan kalender yang dilaksanakan pada Tahun Anggaran
2011. Kegiatan jasa pengembangan Aplikasi dilaksanakan di Indonesia.
Lokasi di Jakarta (Komplek Gedung Manggala Wanabhakti).
Link Dokumentasi
- KAK
- Project Charter
- Manajemen Waktu
- Manajemen Biaya
- Manajemen SDM
- Manajemen Risiko
- Dokumentasi 1-6:
- Dokumentasi Lain:
- File Pendukung:
Asumsi:
- Proyek harus dikerjakan di kantor Kementerian Kehutanan
- Dana diberikan sesuai dengan yang tertulis dalam anggaran APBN Kementerian Kehutanan tahun 2011
- Aplikasi / Sistem hanya digunakan oleh Kementerian Kehutanan untuk keperluan / aktivitas kearsipan sehari-hari
Identifikasi Risiko
Technical Risk
Technical Risk adalah risiko berdasarkan hal-hal teknis
terkait proyek seperti kebutuhan, teknologi yang digunakan, kompleksitas
dan antar muka, performa dan ketangguhan produk
, serta kualitas produk. Risiko teknis yang akan dihadapi dalam proyek Sistem Informasi Kearsipan ini adalah :
- Sistem yang dibuat tidak sesuai keinginan client karna kenginan client yang sering berubah dan tidak sesuai kesepakatan awal.
- Informasi kebutuhan sistem yang didapatkan SA tidak akurat karna
metode elitasi yang digunakan oleh SA kurang atau tidak cocok dengan
sistem.
Performa tergantung hosting yang telah disewa.
External Risk
External Risk adalah risiko dari faktor eksternal misal supplier, regulasi, pasar, kustomer, dan cuaca.
- Risiko eksternal yang akan dihadapi adalah: Sulit bertemu client karena berbeda kesibukan.
- Komunasikasi yang buruk dengan client
Organizational Risk
Organizational Risk adalah risiko yang dihadapi organisasi,
dalam hal ini adalah tim developer, contohnya pendanaan, sumber daya,
dan prioritas. Risiko organiasional yang akan dihadapi adalah:
- Cakupan Proyek diperluas, namun dana yang diberikan tetap seperti kesepakatan awal
- Sumber daya manusia, dalam hal ini developer yang kurang pengalaman dalam penanganan proyek.
- Anggota tim yang kurang mampu memberi prioritas pada pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Project Management Risk
Project Management Risk adalah risiko yang dihadapi dalam penanganan proyek, misal, estimasi, perencaan, kontrol, dan komunikasi. Risiko yang dihadapi :
- Estimasi proyek dan kenyataan akhir di lapangan tidak sesuai.
- Perencanaan yang tidak sesuai menyebabkan pekerjaan menjadi molor atau tidak tepat waktu dalam penyelesaiannya.
- Komunikasi jarak jauh yang kurang efektif dalam menyelesaikan masalah sehingga sering terjadi miss
- Kontrol proyek yang tidak dilakukan secara berkala menjadikan rencana proyek tidak berjalan semestinya.
Mitigasi / Pengendalian Risiko
- Project Manager harus memahami tanggung jawab dan risiko proyek
- Mengimplementasikan strategi risiko sebagai bagian integral dari manajemen proyek
- Memonitor proses proyek secara berkala
- Menerapkan sistem Risk Avoidance, yaitu menghindari
aktivitas-aktivitas yang mengandung risiko, sehingga harus
mempertimbangkan potensial keuntungan dan kerugian
- Melakukan Risk Reduction ketika risiko proyek terjadi, yang mana mengurangi semaksimalkan mungkin dampak kerusakan yang dihasilkan dari risiko terkait
- Memberlakukan asuransi proyek, sehingga dapat memindahkan risiko proyek ke pihak ketiga
Analisis Jabatan (Deskripsi)
| Project Team Role |
Project Team Member(s) |
General Qualifications |
Spesific Qualifications |
Responsibilites |
| Team Leader |
Guruh |
Mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan serta mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim |
-Berpengalaman memimpin tim pengembangan dan pembangunan (sistem informasi);
-Memiliki pemahaman yang baik mengenai penyusunan jadwal pengembangan dan pembangunan sistem sesuai dengan kapasitas sistem;
-Memiliki track record yang baik memimpin tim kerja dalam hal ketepatan waktu pekerjaan;
-Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 10 tahun;
-Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1, latar belakang S2 pada bidang Manajemen Proyek akan merupakan nilai tambah; |
· Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan
· Mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim |
| Database Enginer |
Muhammad |
Kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan |
-Berpengalaman menggunakan Lotus Domino dan Lotus Notes baik MS Windows maupun Linux;
-Mampu melakukan trouble shooting Lotus Domino dan Lotus Notes di Ms Windows maupun Linux;
-Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
-Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;
-Memiliki pengalaman secara intensif dengan Operating System Ms Windows Server 2003, Ms Windows XP, dan Linux; |
· Bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan
dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem
Informasi Kearsipan |
| System Analyst |
Arya |
1. Bekerja dalam meneliti sebuah masalah
2. Merencanakan solusi terhadap masalah yang ada
3. Merekomendasikan software dan sistem yang dibutuhkan
4. Mengkoordinir pengembangan untuk memenuhi kebutuhan bisnis atau kebutuhan lainnya. |
-Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan
Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan
perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan
(SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses
review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan.
-Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang
mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga
menjadi sebuah laporan.
-Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi
komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem
Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
-Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer
sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan
Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
-Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
-Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1; |
· Melakukan review atas kegiatan manajemen
pemerintahan di lingkungan Kementerian Kehutanan secara umum, dan
khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan
pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan
monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses review ini meliputi
proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan.
· Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang
mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga
menjadi sebuah laporan.
· Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis
teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
· Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi
komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan
pengembangan Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian
Kehutanan. |
| Programmers |
Senna, Fathi, Firdaus |
Mengimplementasikan apa yang telah dirancang oleh designer |
-Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan
format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan
Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan.
-Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan.
-Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah
diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan
dengan kebutuhan perubahan informasi.
-Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan.
-Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.
-Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
-Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1; |
· Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi,
data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang
berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian
Kehutanan.
· Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan.
· Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah
diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan
dengan kebutuhan perubahan informasi.
· Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan.
· Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim. |
OBS (Organizational Breakdown)
Sumber Daya Manusia yang akan menangani proyek ini terdiri dari 4
macam pekerjaan teknisi ahli teknologi informasi, dengan rincian seorang
Project Manager / Tim Leader, seorang ahli database, seorang
System Analyst, dan tiga orang ahli pemrograman /
programmer.
WBS
Berisi seluruh kegiatan yang akan dikerjakan pada proyek ini, sesuai dari rencana sebelumnya
|
No |
AKTIVITAS |
| Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Hutan |
| 1 |
Konsep |
| 1.1 |
Penggalian Kebutuhan |
| 1.1.1 |
Menghubungi Stakeholder dan Membuat Perjanjian Waktu untuk Bertemu |
| 1.1.2 |
Melakukan wawancara kepada stakeholder untuk mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan |
| 1.1.3 |
Menggali informasi dan data Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II |
| 1.1.4 |
Menggali informasi dan data yang mendukung tentang aplikasi yang sudah ada sebelumnya |
| 1.1.5 |
Mendefinisikan kebutuhan pengguna |
| 1.1.6 |
Mendefinisikan kebutuhan sistem |
| 1.2 |
Analisis Kebutuhan |
| 1.2.1 |
Memilih kebutuhan apa saja yang akan ada pada sistem informasi kearsipan (SIK) yang baru |
| 1.2.2 |
Mengonfirmasi ulang kebutuhan yang sudah kita analisis kepada stakeholder |
| 1.2.3 |
Membuat dokumen kebutuhan yang berisi segala hasil tahapan penggalian kebutuhan dan kebutuhan final |
| 2 |
Pembuatan Prototype |
| 2.1 |
Desain Sistem dan Jalannya Sistem |
| 2.1.1 |
Membuat prototype sistem informasi kearsipan sesuai analisa kebutuhan awal |
| 2.2 |
Evaluasi Prototype Kepada Stakeholder |
| 2.2.1 |
Menunjukan hasil prototype kepada stakeholder |
| 2.2.2 |
Mencatat hasil evaluasi prototype dari stakeholder |
| 2.3 |
Implementasi Sistem |
| 2.3.1 |
Implementasi sistem dari hasil prototype yang disetujui stakeholder |
| 2.3.2 |
Implementasi interface dari hasil prototype yang disetujui stakeholder |
| 2.3.3 |
Penggabungan sistem dan interface |
| 2.3.4 |
Uji Coba aplikasi oleh developer dan stakeholder |
| 2.4 |
Konfimasi Akhir Hasil Implementasi |
| 2.4.1 |
Evaluasi kepada stakeholder |
| 2.4.2 |
Melakukan perubahan apabila ada kesalahan yang telah disepakati antara developer dan stakeholder sebelumnya |
| 3 |
Roll Out |
| 3.1 |
Mencari jasa hosting |
| 3.2 |
Membeli jasa hosting |
| 3.3 |
Mendeploy sistem informasi kearsipan yang telah diperbarui |
| 3.4 |
Uji coba server terlebih dahulu oleh developer |
| 4 |
Testing |
| 4.1 |
Pembuatan skenario pengujian |
| 4.2 |
Melakukan testing oleh stakeholder sesuai dengan skenario pengujian |
| 4.3 |
Melakukan perbaikan bila terjadi gangguan |
| 5 |
Support |
| 5.1 |
Perencanaan pelatihan dan pembuatan manual book |
| 5.2 |
Menjalankan pelatihan dan memberikan manual book |
RAM (Responsibility Assignment Matrix) Internal
R : Responsible Organizational Unit (yang bertanggung jawab)
P : Performing Organizational Unit (yang melaksanakan)
| Aktv. |
Tim Leader |
Database Enginer |
System Analyst |
Programmers |
| 1.1.1 |
RP |
|
|
|
| 1.1.2 |
RP |
|
|
|
| 1.1.3 |
R |
RP |
RP |
|
| 1.1.4 |
R |
RP |
RP |
|
| 1.1.5 |
R |
|
RP |
|
| 1.1.6 |
R |
|
RP |
|
| 1.2.1 |
R |
|
RP |
|
| 1.2.2 |
RP |
|
|
|
| 1.2.3 |
R |
RP |
RP |
|
| 2.1.1 |
R |
R |
|
RP |
| 2.2.1 |
RP |
|
|
|
| 2.2.2 |
RP |
|
|
|
| 2.3.1 |
R |
R |
|
RP |
| 2.3.2 |
R |
R |
|
RP |
| 2.3.3 |
R |
R |
|
RP |
| 2.3.4 |
RP |
P |
P |
P |
| 2.4.1 |
RP |
|
|
|
| 2.4.2 |
R |
RP |
RP |
RP |
| 3.1 |
R |
RP |
RP |
|
| 3.2 |
RP |
|
|
|
| 3.3 |
R |
R |
|
RP |
| 3.4 |
RP |
P |
P |
P |
| 4.1 |
R |
|
RP |
|
| 4.2 |
R |
|
|
|
| 4.3 |
R |
RP |
RP |
RP |
| 5.1 |
R |
|
RP |
|
| 5.2 |
RP |
|
P |
|
RAM External (melibatkan stakeholder)
A = Accountable
P = Participant
R = Review Required
I = Input Required
S = Sign-off Required
| Aktv. |
Stakeholder |
| 1.1.1 |
A |
| 1.1.2 |
P |
| 1.1.3 |
P |
| 1.1.4 |
I |
| 1.1.5 |
I |
| 1.1.6 |
S |
| 1.2.1 |
S |
| 1.2.2 |
R |
| 1.2.3 |
S |
| 2.1.1 |
I |
| 2.2.1 |
R |
| 2.2.2 |
I |
| 2.3.1 |
R |
| 2.3.2 |
R |
| 2.3.3 |
S |
| 2.3.4 |
P |
| 2.4.1 |
R |
| 2.4.2 |
I |
| 3.1 |
S |
| 3.2 |
S |
| 3.3 |
S |
| 3.4 |
S |
| 4.1 |
S |
| 4.2 |
P |
| 4.3 |
I |
| 5.1 |
S |
| 5.2 |
P |
Manajemen Mutu dalam suatu manajemen mutu proyek terdiri atas :
- Perencanaan Mutu
- Jaminan Mutu
- Pengendalian Mutu
- Perencanaan Mutu : mengidentifikasi standar mutu yang berkait dengan proyek dan bagaimana cara pencapaiannya.
| Produk |
Kriteria Kualitas |
| Sistem Informasi Kearsipan Kementrian Kehutanan |
- Sistem mencakup fitur berikut :
- Manajemen surat masuk
- Manajemen surat keluar
- Manajemen hal hal yang behubungan dengan pengarsipan surat
- Aplikasi fleksibel untuk 5 tahun mendatang.
- Sistem menggunakan jaringan lokal.
- Hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta.
|
- Jaminan Mutu : mengevaluasi secara periodik keseluruhan pencapaian
proyek untuk memastikan proyek tersebut sesuai dengan standar mutu yang
telah ditetapkan.
| Aktivitas |
Produk |
Standar Mutu |
| Penggalian Kebutuhan Sistem Informasi Kearsipan |
Informasi mengenai Kementrian Kehutanan |
- Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta
- Sistem menggunakan jaringan lokal.
|
| Informasi stakeholder yang terlibat |
- Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta
- Daftar stakeholder mencakup stakeholder primer dan sekunder
|
| Informasi proses bisnis yang ada |
- Proses bisnis yang diperoleh sesuai dengan kejadian yang ada
|
| Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan, dan
masing-masing hak nya dalam penggunaan sistem informasi kearsipan ini |
- Informasi struktur organisasi yang diperoleh tidak hanya terdiri dari stakeholder primer maupun sekunder
|
| Dokumen kebutuhan |
- Kebutuhan diperoleh dari stakeholder primer dan sekunder
|
| Batasan proyek |
- 95% dari proyek, selesai dengan batasan proyek yang sudah ditentukan bersama
|
| Estimasi kebutuhan dana awal |
- Proyek selesai dengan memakan biaya < atau = anggaran biaya yang sudah diestimasi
|
| Dokumentasi pertemuan |
- 95% dari banyaknya pertemuan dengan stakeholder, didokumentasikan dengan lengkap
|
| Dokumentasi kebutuhan proyek |
- Semua perubahan atau penambahan pada kebutuhan proyek, didokumentasikan
|
| Analisis Kebutuhan Sistem |
SKPL |
- Kebutuhan yang ada pada SKPL berdasarkan pada ekstraksi dari dokumen kebutuhan
- Kebutuhan pada SKPL diperoleh dari hasil prioritisasi kebutuhan sesuai dengan kesepakatan terhadap stakeholder
|
| Revisi SKPL |
- Revisi dari SKPL hanya dapat dilakukan jika implementasinya tidak melebihi estimasi biaya maupun waktu proyek
|
| Desain Prototype (Interface) Sistem |
Desain Prototype (Interface) Sistem |
- Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
|
| Desain halaman Client |
- Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
|
| Desain halaman Admin |
- Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
|
| Desain halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi) |
- Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi
|
| Presentasi prototype kepada stakeholder |
Feedback dari hasil presentasi |
- Perubahan pada prototype hanya dapat dilakukan 20% dari perubahan pada feedback
|
| Dokumen Perubahan |
- Semua perubahan pada prototype, didokumentasikan
|
| Konfirmasi final prototype |
DPPL |
- Prototype final didokumentasikan pada DPPL
|
| Pembuatan sistem (coding) |
Fitur pada halaman Administrator |
- 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
|
| Fitur pada halaman Admin |
- 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
|
| Fitur pada halaman Client |
- 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
|
| Fitur pada halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi) |
- 100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek
|
| Roll Out |
Deployment Sistem Informasi Keuangan |
- Deployment Sistem Informasi Keuangan ini selesai pada waktu yang sudah dijadwalkan
|
| Testing |
Skenario Pengujian |
- Skenario pengujian dihasilkan sesuai dengan permasalahan yang ada / kemungkinan besar akan terjadi
|
| Testing berdasarkan skenario |
- 100% skenario pengujian dilakukan
|
| Support |
Dokumen SOP (System Operating Procedure) Sistem Informasi |
- 100% Dokumen SOP dihasilkan sesuai dengan kondisi dari hasil testing
|
| Dokumen SMP (System Maintenance Procedure) Sistem Informasi |
- 100% Dokumen SMP dihasilkan sesuai dari estimasi error yang mungkin terjadi dan error yang diperoleh dari hasil testing
|
| Pelatihan/sosialisasi |
- Pelatihan/sosialisasi dihadiri oleh semua stakeholder yang berperan
langsung pada sistem (primer) dan beberapa stakeholder sekunder
- Penggunaan sistem ini dapat berjalan dengan baik, maksimal seminggu setelah pelatihan/sosialisasi
|
- Pengendalian mutu : monitoring proyek secara khusus untuk memastikan
bahwa pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu serta untuk
mengidentifikasi cara meningkatkan mutu secara keseluruhan. Proses ini
sering dikaitkan dengan teknik dan alat manajemen kualitas seperti
Pareto chart, Quality control chart, Statistical sampling.
| No |
Aktivitas |
Produk |
Standar Mutu |
Hasil Pengujian |
Tindakan |
| 1 |
Penggalian Kebutuhan Sistem Informasi Kearsipan |
Informasi mengenai Kementrian Kehutanan |
Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta
Sistem menggunakan jaringan lokal. |
100% informasi berhasil didapatkan |
Diterima |
| Informasi stakeholder yang terlibat |
Informasi hanya mampu diakses oleh Kementrian Kehutanan yang berlokasi di Jakarta
Daftar stakeholder mencakup stakeholder primer dan sekunder |
80% informasi berhasil didapatkan |
Penyesuaian Proses |
| Informasi proses bisnis yang ada |
Proses bisnis yang diperoleh sesuai dengan kejadian yang ada |
90% proses bisnis berhasil teridentifikasi |
Penyesuaian Proses |
| Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan, dan
masing-masing hak nya dalam penggunaan sistem informasi kearsipan ini |
Informasi struktur organisasi yang diperoleh tidak hanya terdiri dari stakeholder primer maupun sekunder |
100% informasi berhasil didapatkan |
Diterima |
| Dokumen kebutuhan |
Kebutuhan diperoleh dari stakeholder primer dan sekunder |
90% kebutuhan berhasil diidentifikasi |
Penyesuaian proses |
| Batasan proyek |
95% dari proyek, selesai dengan batasan proyek yang sudah ditentukan bersama |
90% batasan proyek berhasil diselesaikan |
Penyesuaian Proses |
| Estimasi kebutuhan dana awal |
Proyek selesai dengan memakan biaya < atau = anggaran biaya yang sudah diestimasi |
100% estimasi biaya sudah dibuat |
Diterima |
| Dokumentasi pertemuan |
95% dari banyaknya pertemuan dengan stakeholder, didokumenta- sikan dengan lengkap |
90% pertemuan terdapat dokumentasi yang lengkap |
Diterima |
| Dokumentasi kebutuhan proyek |
Semua perubahan atau penambahan pada kebutuhan proyek, didokumenta- sikan |
100% revisi kebutuhan sistem didokumentasikan |
Diterima |
| 2 |
Analisis Kebutuhan Sistem |
SKPL |
Kebutuhan yang ada pada SKPL berdasarkan pada ekstraksi dari dokumen kebutuhan
Kebutuhan pada SKPL diperoleh dari hasil prioritisasi kebutuhan sesuai dengan kesepakatan terhadap stakeholder |
80% Kebutuhan sudah diidentifikasi |
Penyesuaian Proses |
| Revisi SKPL |
Revisi dari SKPL hanya dapat dilakukan jika implementa- sinya tidak melebihi estimasi biaya maupun waktu proyek |
100% kebutuhan sudah diidentifikasi berdasarkan revisi |
Diterima |
| 3 |
Desain Prototype (Interface) Sistem |
Desain Prototype (Interface) Sistem |
Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi |
Prototype pertama 100% selesai. |
Diterima |
| Desain halaman Admin |
Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi |
Prototype halaman Admin sekolah 100% selesai. |
Diterima |
| Desain halaman Client |
Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi |
Prototype halaman Client 100% selesai. |
Diterima |
| Desain halaman Proses Kearsipan |
Prototype yang dibuat akan digunakan pada implementasi |
Prototype halaman proses Kearsipam 90% selesai. |
Penyesuaian proses. |
| 4 |
Presentasi prototype kepada stakeholder |
Feedback dari hasil presentasi |
Perubahan pada prototype hanya dapat dilakukan 20% dari perubahan pada feedback |
80% prototype sudah dievaluasi |
Penyesuaian proses. |
| Dokumen Perubahan |
Semua perubahan pada prototype, didokumenta- sikan |
100% dokumentasi prototype sudah selesai. |
Diterima |
| 5 |
Konfirmasi final prototype |
DPPL |
Prototype final didokumenta- sikan pada DPPL |
Prototype final 100% selesai. |
Diterima. |
| 6 |
Pembuatan sistem (coding) |
Fitur pada halaman Administrator |
100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek |
90% fitur sudah selesai |
Penyesuian proses |
| Fitur pada halaman Admin |
100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek |
100% fitur sudah selesai |
Diterima |
| Fitur pada halaman Client |
100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek |
100% fitur sudah selesai |
Diterima |
| Fitur pada halaman Proses Kearsipan (Transaksi dan Kuitansi) |
100% fitur ini diterapkan dan selesai dalam waktu <= estimasi waktu proyek |
100% fitur sudah selesai |
Diterima |
| 7 |
Roll Out |
Deployment Sistem Informasi Keuangan |
Deployment Sistem Informasi Keuangan ini selesai pada waktu yang sudah dijadwalkan |
Aplikasi sudah 100% terinstall sesuai kebutuhan. |
Diterima |
| 8 |
Testing |
Skenario Pengujian |
Skenario pengujian dihasilkan sesuai dengan permasalahan yang ada / kemungkinan besar akan terjadi |
95% poin-poin dari skenario yang akan diuji didapatkan |
Penyesuaian proses |
| Testing berdasarkan skenario |
100% skenario pengujian dilakukan |
85% skenario sudah dilakukan |
Penyesuain proses |
| 9 |
Support |
Dokumen SOP (System Operating Procedure) Sistem Informasi |
100% Dokumen SOP dihasilkan sesuai dengan kondisi dari hasil testing |
100% dokumen sudah terselesaikan |
Diterima |
| Dokumen SMP (System Maintenance Procedure) Sistem Informasi |
100% Dokumen SMP dihasilkan sesuai dari estimasi error yang mungkin terjadi dan error yang diperoleh dari hasil testing |
90% dokumen sudah terselesai kan berdasarkan hasil testing |
Penyesuaian proses |
| Pelatihan/ sosialisasi |
Pelatihan/ sosialisasi dihadiri oleh semua stakeholder yang berperan
langsung pada sistem (primer) dan beberapa stakeholder sekunder
Penggunaan sistem ini dapat berjalan dengan baik, maksimal seminggu setelah pelatihan/ sosialisasi |
100% pelatihan sudah dilaksana kan
sistem berjalan dengan baik selama 7 hari setelah sosialisasi |
Diterima |
Monitoring adalah kegiatan mengamati/meninjau kembali dan
mengawasi secara terus menerus menerus atau berkala berkala kegiatan
pekerjaan yang dilakukan untuk memastikan semua pekerjaan bisa
dilaksanakan sesuai dengan waktu yang direncanakan atau lebih cepat dari
perencanaan.
Tujuan Monitoring:
- Mengkaji apakah kegiatan‐kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana
- Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsungdapat diatasi
- Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.
- Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,
- Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah agar sesuai dengan target waktu tanpa tanpa menyimpang dari tujuan.
Jenis Monitoring:
- Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup tenaga manusia,
dana, bahan, peralatan, jam kerja, data yang dibutuhkan untuk
melaksanakan kegiatan proyek.
- Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan
suatu proses kegiatan, seperti mengumpulkan kebutuhan, melakukan
analisis dan desain, mengkode program, implementasi, pengujian,
deployment, perawatan ataupun pelatihan.
- Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang mencakup mencakup
hasil dari proses yang terutama terutama berkaitan berkaitan dengan
kuantitas (jumlah) yang telah diselesaikan.
Dokumen:
Monitoring proyek SIK
Teknik yang akan digunakan dalam manajemen biaya pada proyek perangkat lunak ini adalah dengan
Parametric Modeling,
karena terdapat parameter yang dapat dikuantifikasi dan ada informasi
dasar untuk membuat model pengembangan dari sistem informasi kearsipan
Kementerian Kehutanan.
Perencanaan Sumber Daya, Perkiraan Biaya, Penganggaran Biaya, dan Pengendalian Biaya
Dokumen terkait :
Link
Project Name : Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Kehutanan
Company : Kementrian Kehutanan
Focus Area : Information System
Product/Proccess : Website
Project Time : 17th January 2011 till 17th February 2011
Cost Estimation : Rp. 100.000.000
Prepared By
| Document Owner |
Project / Organization Role |
| Guruh |
Team Leader |
| Muhammad |
Database Enginer |
| Arya |
System Analyst |
| Senna |
Programmer |
| Fathi |
Programmer |
| Firdaus |
Programmer |
| Ir. Darudono, MP |
Stakeholder |
Project Charter Version Control
| Version |
Date |
Author |
Change Description |
| 1.0 |
10/10/2010 |
Guruh |
Document Created |
Table of Contents
1. PROJECT CHARTER PURPOSE
2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
3. PROJECT OVERVIEW
4. PROJECT SCOPE
4.1. Goals and Objectives
4.2. Departmental Statement of Work (SOW)
4.3. Project Deliverables
4.4. Deliverables Out of Scope
4.5. Project Estimated Costs & Duration
5. PROJECT CONDITIONS
5.1. Project Assumptions
5.2. Project Issues
5.3. Project Risks
5.4. Project Constraints
6. PROJECT STRUCTURE APPROACH
7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS
8. APPROVAL
1. PROJECT CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah mengembangkan SIK Kementrian Kehutanan.
SIK ini berguna untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di
Kementrian Kehutanan, selain itu memberikan jaminan pelayanan terhadap
keberlangsungan operasional dari SIK Kementrian Kehutanan secara
keseluruhan dan mandiri.
2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
- Project goals
- Objectives
- Scopes
- Assumptions
- Risks
- Costs
- Timeline
- Approach
- Organization
3. PROJECT OVERVIEW
Dengan adanya peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun
2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta
Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian dan Lembaga,
berimplikasi kepada perubahan struktur organisasi di Kementerian
Kehutanan. Perubahan struktur organisasi berimplikasi juga kepada adanya
perubahan pada database Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan. Aplikasi
Sistem Informasi Kearsipan akan mengalami beberapa perubahan nomenklatur
sesuai dengan perubahan organisasi.
Untuk menjaga kelancaran operasional Sistem Informasi Kearsipan, maka
Kementerian Kehutanan menyempurnakan aplikasi SIK-nya sesuai dengan
kebutuhan. Pengembangan SIK yang akan kami lakukan adalah dengan
mengimplementasikan sasaran yang sudah ditentukan.
Sasaran yang akan dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah :
- Adanya perubahan aplikasi SIK dibeberapa Eselon I Kementerian Kehutanan dan Eselon II Kementerian Kehutanan.
- Adanya peningkatan kemampuan sumberdaya manusia Dephut dalam
teknologi informasi (TI) khususnya TI digunakan dalam SIK Kementerian
Kehutanan.
4. PROJECT SCOPE
4.1. Goals and Objectives
| Goal |
Objective |
| Menyempurnakan Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II |
- Modul Surat Masuk
- Modul Surat Keluar
- Modul Pengarsipan
- Modul Parameter
|
| Menyempurnakan aplikasi SIK di beberapa Eselon I karena adanya Tata Nama baru (nomenklatur) |
- Direktorat Jenderal Reboisasi dan Rehabilitasi Lahan menjadi
Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan
Sosial.
- Direktorat Jenderal Bina Produksi Kehutanan menjadi Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan.
- Adanya Penambahan Eselon I yaitu Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kehutanan.
|
| Pengembangan aplikasi SIK di lingkup Biro Umum sampai kepada Eselon III |
- Modul Surat Masuk
- Modul Surat Keluar
- Modul Pengarsipan
- Modul Parameter
|
4.2.Departmental Statement of Work (SOW)
| Departmental SOW |
Owner/ Prime |
Due Date/ Sequence |
| Analisis prosedur-prosedur yang berhubungan dengan Kearsipan Surat Kementrian Kehutanan |
Team Leader, System Analyst, Stakeholder |
Melakukan wawancara kepada stakeholder guna mengetahui kebutuhan
yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan (elisitasi
kebutuhan) |
| Fitur-fitur utama pada sistem informasi ini |
System Analyst, Stakeholder |
System Analyst dan stakeholder mendiskusikan dan membuat kebutuhan
fungsional serta non fungsional untuk fitur-fitur yang dibutuhkan pada
aplikasi |
| Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan) |
System Analyst, Stakeholder |
System Analyst mendiskusikan asumsi, kebutuhan, dan ruang lingkup proyek bersama stakeholder |
| Estimasi usaha setiap work product tersebut |
Team Leader, Stakeholder, Programmer |
Team Leader memberikan informasi mengenai scope dan vision yang diperoleh dari stakeholder kepada Programmer |
| Implementasi sistem Informasi Kearsipan |
Programmer, Database Enginer |
Programmer dan database Enginer melakukan implementasi sistem informasi |
| Testing Sistem Informasi |
Quality Assurance |
Melakukan uji coba terhadap sistem informasi yang telah dibuat |
| Sosialisasi cara kerja sistem kepada stakeholder |
Programmer, Team Leader |
Trainer melakukan sosialisasi sistem ini kepada stakeholder agar
sistem dapat dioperasikan dengan baik dan benar oleh para stakeholder |
4.3. Project Deliverables
| Milestones |
Deliverable |
| Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama (TU
Kementerian Kehutanan) untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai |
Data Struktrur Kementerian Kehutanan.
Data Para Karyawan Kementerian Kehutanan.
Data Para Pejabat Tinggi Kementerian Kehutanan.
Dokumentasi Surat Masuk.
Dokumentasi Surat Keluar.
Dokumentasi Pengarsipan. |
| Pembuatan sistem (prototyping) |
Mendapatkan hasil pembuatan SIK semetara yang masih merupakan prototype.
Layanan pengarsipan sudah dapat bekerja paling tidak 60%, sisanya menunggu feedback stakeholder.
Sudah menghasilkan dokumentasi pengembangan SIK yang berisi progress pembuatan. |
| Desain Interface |
Hasil desain sistem sudah selesai.
Menghasilkan dokumen pengembangan aplikasi yang sudah final. |
| Presentasi prototype kepada stakeholder |
Mendapatkan feedback dari stakeholder.
Informasi tentang kebutuhan minor yang mungkin bisa ditambahkan.
Menghasilkan dokumen perubahan (jika ada perubahan). |
| Pembuatan sistem (final) |
Produk diimplementasikan.
Sistem sudah dapat dijalankan 100% dan merujuk pada kebutuhan Fungsional dan Non fungsional yang sudah disepakati.
Menyesuaikan dengan dokumen perubahan yang dihasilkan dari hasil presentasi prototype ke stakeholder. |
| Presentasi produk akhir/ Testing |
Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan yang sudah disepakati dengan stakeholder.
Sistem dapat berjalan dengan baik.
Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System Maintenance Procedure) sudah final. |
| Training Sistem Informasi Kearsipan kepada stakeholder |
Dokumentasi sistem keseluruhan berupa technical manual.
Pelatihan/sosialisasi tentang penggunaan sistem kepada stakeholder. |
|
|
4.4. Deliverables Out of Scope
Proyek ini hanya menangani sistem informasi kearsipan kementrian
kehutanan termasuk penarsipan surat masuk, surat keluar, dan pengarsipan
berkas di kementrian kehutanan. Hal yang tidak termasuk pada proyek ini
adalah manajemen data karyawan kementrian kehutanan, pembagian gaji
karyawan, absensi kehadiran karyawan, dan sebagainya. Segala data
pengarsipan yang telah dilakukan pada sistem ini disimpan pada sebuah
server yang diletakkan di suatu ruangan yang telah dipersiapkan di
gedung Kementerian Kehutanan.
4.5. Project Estimated Costs & Duration
| Project Milestone |
Date Estimate |
Deliverable(s) included |
Confidence Level |
| Melakukan interview pada stakeholder |
17/01/2011 |
- Informasi mengenai Sistem Kearsipan Kementrian Kehutanan
- Informasi stakeholder yang terlibat
- Informasi proses bisnis yang ada
- Informasi struktur organisasi Pengurus Kementrian Kehutanan beserta haknya dalam Sistem Informasi Kearsipan
- Dokumen kebutuhan
|
High |
| Analisis hasil interview |
21/01/2011 |
- Mendapatkan kebutuhan utama
- Diskusi untuk menyamakan asumsi antara programmer, sistem analisis, tim leader dengan stakeholder
- Dokumen kebutuhan yang sudah final
|
High |
| Desain sistem dan interface |
22/01/2011 |
- Prototype sistem informasi
|
High |
| Presentasi ke stakeholder |
26/01/2011 |
- Feedback dari stakeholder mengenai prototype sistem informasi
|
Medium |
| Analisis feedback dari stakeholder |
27/01/2011 |
- Dokumen perubahan (jika ada perubahan)
|
Medium |
| Persiapan hardware dan instalasi software |
1/02/2011 |
- Melakukan pembelian server dan kebutuhan hardware lainnya untuk instalasi aplikasi sistem informasi
|
Medium |
| Pembuatan sistem |
4/02/2011 |
- Sistem informasi Kearsipan yang sudah final
|
High |
| Testing aplikasi |
13/02/2011 |
- Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure)
|
High |
| Training |
15/02/2011 |
- Melakukan sosialisasi dan pelatihan cara kerja sistem kepada stakeholder
- Dokumentasi sistem keseluruhan berupa technical manual
|
High |
| Implementasi sistem |
17/02/2011 |
- Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System Maintenance Procedure) sudah final
|
High |
5. PROJECT CONDITIONS
5.1. Project Assumptions
- Proyek ini diasumsikan sebagai sebuah proyek yang bertujuan untuk
memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementerian Kehutanan,
- Proyek ini diasumsikan dapat memberikan jaminan pelayanan terhadap
keberlangsungan operasioanal dari SIK Kementerian Kehutanan secara
keseluruhan dan mandiri..
- Proyek ini diasumsikan suatu aplikasi yang akan selalu diawasi oleh
sebuah administrator yang bertugas untuk menjaga sistem informasi dapat
digunakan setiap kali dibutuhkan dan memberikan keamanan pengelolaan
data dan pembuatan laporan bagi penggunanya.
5.2. Project Issues
Priority criteria
1-Prioritas tinggi (high) ; membutuhkan fokus yang tinggi dan harus segera diselesaikan
2-prioritas menengah (medium); membutuhkan sebuah feedback dari stakeholder sebelum milestones tersebut dapat diselesaikan
3-prioritas rendah(low); diselesaikan setelah milestones berprioritas lebih tinggi sudah terselesaikan
4-milestone yang sudah diselesaikan (closed)
| # |
Issue |
Priority |
Owner |
Description |
Status & Resolution |
| 1 |
Anggota tim mendapatkan musibah |
low |
Project manager |
Jika suatu saat terjadi musibah pada beberapa anggota tim yang membuatnya tidak dapat melanjutkan pekerjaan |
Mempunyai angota cadangan yang selalu mengikuti perkembangan proyek dan segera siap untuk menggantikan seseorang |
| 2 |
Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi |
high |
Front End Developer dan Back End Developer |
Ada kemungkinan terjadi mati listrik saat pengembangan aplikasi |
Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset dan UPS |
| 3 |
Data hilang |
high |
Project Manager |
Dimungkinkan terjadi kehilangan data entah karena virus maupun kerusakan hardware |
Melakukan backup secara rutin dan juga menyiapkan server tambahan
untuk menyimpan backup data. Juga memanfaatkan antivirus dan sebagainya |
5.3.Project Risks
| # |
Risk Area |
Likehood |
Risk Owner |
Project Impact-Migration Plan |
| 1 |
Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit |
High |
Project manager |
Pertemuan dilakukan dengan perjanjian dahulu agar dipastikan dapat dilaksanakan dan tidak perlu mengulur-ulur waktu pertemuan |
| 2 |
Stakeholder utama kurang memberikan informasi |
Medium |
Project manager |
Mencari stakeholder non-primer, dalam hal ini adalah pegawai honorer dengan harapan dapat memberikan tambahan informasi |
| 3 |
Ruang lingkup proyek melebar secara luas |
High |
Project manager |
Menjelaskan diawal terkait batasan yang ada sehingga stakeholder tidak terlalu melebarkan ruang lingkupnya |
| 4 |
Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target |
High |
Stakeholder |
Membuat jadwal pengerjaan tugas dan menaatinya, serta memberikan waktu tambahan pada tiap tiap milestone untuk berjaga-jaga |
| 5 |
Kurangnya personil tim |
medium |
Project manager |
Merekrut anggota baru dan dijadikan sementara sebagai pegawai cadangan |
5.4. Project Constraints
Batasan proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
- Fitur yang akan diterapkan pada proyek adalah sesuai dengan
permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya, yaitu
pengarsipan surat masuk, keluar, dan hal yang berhubungan dengan
pengarsipan surat.
- Proyek berjalan sesuai anggaran yang telah disediakan dan sesuai
rencana pembiayaan kebutuhan yang telah disetujui. Bila ada kebutuhan
yang ingin dibuat namun belum terdapat pada dokumen kebutuhan, maka akan
dikerjakan di belakang dan menunggu persetujuan pembiayaan
- Sistem Informasi Kearsipan Kementrian Kehutanan berjalan pada jaringan lokal, sehingga tidak dapat diakses dari luar
- Sistem Informasi Kearsipan yang dikembangkan khusus untuk Kementrian
Kehutanan yang berlokasi di Jakarta (Komplek Gedung Manggala
Wanabhakti).
6. PROJECT STRUCTURE APPROACH
Pendekatan yang dilakukan untuk keberhasilan proyek ini adalah dengan
melakukan interview sebagai upaya elisitasi kebutuhan. Interview dengan
pihak stakeholder dilakukan untuk mendapatkan detail kebutuhan sebanyak
mungkin dan dirasa sudah mencukupi kebutuhan informasi yang diperlukan
untuk pembuatan aplikasi.
7. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS
| Project Team Role |
Project Team Member(s) |
Responsibilites |
| Team Leader |
Guruh |
- Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan
- Mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim
|
| Database Enginer |
Muhammad |
Bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan dengan perubahan
sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi
Kearsipan |
| System Analyst |
Arya |
- Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan
Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan
perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan
(SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses
review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan.
- Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang
mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga
menjadi sebuah laporan.
- Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi
komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem
Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
- Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer
sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan
Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
|
| Programmers |
Senna, Fathi, Firdaus |
- Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan
format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembangan
Sistem Informasi Kearsipan Kementerian Kehutanan.
- Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan.
- Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah
diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta disesuaikan
dengan kebutuhan perubahan informasi.
- Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan.
- Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.
|
8. APPROVAL
Prepared by : Guruh, Arya, Senna
Muhammad, Fathi, Firdaus
Approved by :
Dengan adanya peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi
Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I
Kementerian dan Lembaga, berimplikasi kepada perubahan struktur
organisasi di Kementerian Kehutanan. Perubahan struktur organisasi
berimplikasi juga kepada adanya perubahan pada database Aplikasi Sistem
Informasi Kearsipan. Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan akan mengalami
beberapa perubahan nomenklatur sesuai dengan perubahan organisasi.
Untuk menjaga kelancaran operasional
Sistem Informasi Kearsipan, maka Kementerian Kehutanan menyempurnakan
aplikasi SIK-nya sesuai dengan kebutuhan.
Maksud dari kegiatan pengembangan SIK Kementerian Kehutanan ini
adalah untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementerian
Kehutanan, dengan tujuan untuk dapat memberikan jaminan pelayanan
terhadap keberlangsungan operasioanal dari SIK Kementerian Kehutanan
secara keseluruhan dan mandiri.
Sasaran yang akn dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah :
1.Adanya perubahan aplikasi SIK dibeberapa Eselon I Kementerian Kehutanan dan Eselon II Kementerian Kehutanan.
2.Adanya peningkatan kemampuan sumberdaya
manusia Dephut dalam teknologi informasi (TI) khususnya TI digunakan
dalam SIK Kementerian Kehutanan.
| 4 |
Ruang Lingkup Pekerjaan |
Ruang lingkup pekerjaan pengembangan
aplikasi SIK Kementerian Kehutanan yang akan dilaksanakan di lingkungan
Kementerian Kehutanan adalah :
1. Penyempurnaan Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II, yaitu:
- Modul Surat Masuk
- Modul Surat Keluar
- Modul Pengarsipan
- Modul Parameter
2. Penyempurnaan aplikasi SIK di beberapa Eselon I karena adanya Tata Nama baru (nomenklatur), yaitu:
- Direktorat Jenderal Reboisasi dan Rehabilitasi Lahan menjadi
Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan
Sosial.
- Direktorat Jenderal Bina Produksi Kehutanan menjadi Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan.
- Adanya Penambahan Eselon I yaitu Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kehutanan.
3. Pengembangan aplikasi SIK di lingkup Biro Umum sampai kepada Eselon III, yaitu:
- Modul Surat Masuk
- Modul Surat Keluar
- Modul Pengarsipan
- Modul Parameter
Pembiayaan dari pengembangan Sistem
Informasi Kearsipan sebesar Rp. 100.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah),
terdapat dalam anggaran APBN Kementerian Kehutanan tahun 2011.
| 6 |
Jangka Waktu Pelaksanaan |
Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama 1 (satu) bulan kalender yang dilaksanakan pada Tahun Anggaran 2011.
Kegiatan jasa pengembangan Aplikasi
Sistem Informasi Kearsipan dilaksanakan di Indonesia. Lokasi di Jakarta
(Komplek Gedung Manggala Wanabhakti).
a. Personel Pelaksana Pekerjaan.
Untuk kelancaran pekerjaan ini dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut:
- Ketua Tim (Team Leader) (1 orang)
- Ahli Database (Database Enginer) (1 orang)
- Ahli Sistem analist (System Analyst) (1 orang)
- Ahli Pemrograman (Programmer) (3 orang)
b. Kompetensi Personel Pelaksaaan Pekerjaan
Untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, kompetensi yang dibutuhkan untuk masing-masing Personel diatas; adalah sebagai berikut:
1. Ketua Tim
Ketua Tim yang ditugaskan dalam
pelaksanaan pekerjaan ini mempunyai tanggung jawab untuk
mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan serta
mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim. Adapun kriterianya
adalah :
- Berpengalaman memimpin tim pengembangan dan pembangunan (sistem informasi);
- Memiliki pemahaman yang baik mengenai penyusunan jadwal pengembangan dan pembangunan sistem sesuai dengan kapasitas sistem;
- Memiliki track record yang baik memimpin tim kerja dalam hal ketepatan waktu pekerjaan;
- Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 10 tahun;
- Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1, latar belakang S2 pada bidang Manajemen Proyek akan merupakan nilai tambah;
2. Ahli Database
Ahli Database bertanggung jawab atas
kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan
dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan. Adapun kriterianya
adalah:
- Berpengalaman menggunakan Lotus Domino dan Lotus Notes baik MS Windows maupun Linux;
- Mampu melakukan trouble shooting Lotus Domino dan Lotus Notes di Ms Windows maupun Linux;
- Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
- Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;
- Memiliki pengalaman secara intensif dengan Operating System Ms Windows Server 2003, Ms Windows XP, dan Linux;
3. Ahli Analisis Sistem (
Systems Analyst)
Systems Analyst mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:
- Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkungan
Kementerian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan
perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan
(SIK), dan pelaksanaan monitoring kesesuai data dan aplikasi,. Proses
review ini meliputi proses, data, informasi, dan dokumen yang digunakan.
- Menganalisis dan mengevaluasi kemampuan sistem informasi yang
mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/informasi sehingga
menjadi sebuah laporan.
- Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi
komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan Sistem
Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
- Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer
sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan
Sistem Informasi Kearsipan di lingkungan Kementerian Kehutanan.
- Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
- Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;
4. Ahli Pemrograman Komputer (
Programmer)
Ahli Pemrograman Komputer mempunyai kriteria dan tanggungjawab sebagai berikut:
- Melakukan inventarisasi
aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan
informasi yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi
Kearsipan Kementerian Kehutanan.
- Melakukan inventarisasi perubahan aliran-aliran data di dalam Sistem Informasi Kearsipan.
- Melakukan klasifikasi terhadap data-data
yang telah diinventarisasikan dan dikembangkan untuk dikelompokan serta
disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi.
- Membantu tenaga ahli Database dalam mengembangkan database Sistem Informasi Kearsipan.
- Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh Tim.
- Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun;
- Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1;
Jenis laporan yang dibuat adalah:
- Laporan Pendahuluan, memberikan gambaran umum
keseluruhan metodologi pelaksanaan pekerjaan pengembangan serta rencana
kerja detail yang akan dilaksanakan oleh Konsultan, yaitu:
- Rencana Kerja secara menyeluruh termasuk metodologi pelaksanaan pekerjaan;
- Alokasi tenaga ahli dan pendukung lainnya;
- Jadwal kegiatan pelaksanaan pekerjaan.
- Laporan Akhir (Final Report), menjelaskan tentang hasil pekerjaan pengembangan secara keseluruhan, seperti:
Dokumen pendukung pelaksanaan pekerjaan:
- Dokumen Teknis (Analisis, Desain, Coding)
- Manual Book
Mengetahui
Pejabat Pembuat Komitmen TU Kementerian
Ir. Darudono, MP
NIP 19571103 198603 1 002
sumber:
